여러분은 어떻게 업무 혹은 프로젝트를 관리하고 계시나요? 👩🏻💻
업무를 진행하다 보면 업무 특성에 따라 다양한 프로그램을 필요로 하고, 각 부서 혹은 팀마다 주로 활용하는 고유의 플랫폼이 존재합니다. 이처럼, 업무 환경에 따라 활용하는 툴이 다르기 마련인데요. 그렇다면, 프로젝트를 관리할 때에는 어떤 툴을 주로 활용할까요? 혹시 Excel 또는 PPT를 떠올리셨나요? 엑셀, 파워포인트는 프로젝트를 관리를 위해 활용하는 보편적인 방법으로, 프로젝트 현황을 쉽게 기록할 수 있다는 장점이 있습니다. 하지만, 업데이트가 발생할 때마다 공유를 해야 하며, 실시간 트래킹이 어렵다는 단점 또한 존재합니다. 이러한 단점에 대해 한 번쯤 아쉬움을 느껴본 적이 있으실 텐데요. 엑셀, 파워포인트의 장점은 극대화하면서 단점을 보완할 수 있는 방법이 있습니다. 프로젝트를 기록하는 것에서 그치지 않고, 프로젝트의 실시간 트래킹이 가능한! 바로 “협업툴“입니다.
여러분은 협업툴이라는 개념이 익숙하신가요? 협업툴 등장 이래로 많은 기업들이 보다 효과적인 프로젝트 관리를 위해 협업툴을 도입하고 있습니다. 그래서, 이번 포스팅에서는 협업툴 먼데이닷컴을 통해 효과적으로 프로젝트를 관리하고 트래킹하는 방법을 다루어보려고 합니다. 평소 협업툴에 관심이 많았거나 프로젝트를 보다 잘 관리하고 트래킹하고 싶은 분들께서는 이번 포스팅을 주목해주세요!
“프로젝트 관리 툴” 활용을 추천합니다 🧚♀️
보통 프로젝트 현황을 파악하고자 할 때, 담당 팀원 혹은 부서에게 메일을 보내 프로젝트 진행 현황을 공유 받습니다. 반대로, 내용을 공유하고자 하는 경우에도 프로세스는 동일하죠. 프로젝트 관리자의 30% 이상이 프로젝트 정보 수집, 업데이트 및 공유하는 작업에 시간을 낭비하며, 평균적인 근로자는 매일 이메일에만 2.6시간을 소비한다고 합니다. 오가는 이메일 체인에 익숙해져 당연한 프로세스라고 여길 수 있지만, 프로젝트나 팀을 트래킹하고 관리하기 위한 효율적인 프로세스는 결코 아닙니다.
협업툴 그리고 먼데이닷컴을 추천하는 가장 큰 이유는 프로젝트 관리 및 추적 기능을 포함하여 그 이상의 다양한 협업 기능을 제공하기 때문이에요. 먼데이닷컴을 통해 프로젝트의 데이터를 리얼타임으로 파악하고 공유할 수 있고, 프로젝트 담당자, 예산, 타임라인, 마감기한 또는 진행현황 등과 같은 디테일한 요소들의 관리가 가능합니다. 뿐만 아니라, 협업을 위한 커뮤니케이션 및 산출물 관리 기능을 지원하고 있습니다. 이와 같은 기능을 통해 별도로 메일을 보내거나 보고의 과정을 거칠 필요가 없어지는거죠! 무엇보다, 프로젝트 및 워크플로우에 맞게 업무 공간을 자유롭게 커스터마이징할 수 있다는 점이 먼데이닷컴의 매력 포인트랍니다.
여전히 엑셀 혹은 파워포인트를 사용하며 반복적인 작업에 시간을 낭비하고 있다면, 협업툴을 한 번 활용해보시는 것은 어떨까요?
먼데이닷컴에서 프로젝트 관리하기 ✨
앞서 왜 프로젝트 관리 툴을 활용해야 하는지 그리고 프로젝트 관리 툴로써 먼데이닷컴의 장점을 소개해 드렸는데요. 이어 먼데이닷컴을 활용하여 프로젝트 관리하는 방법을 소개해 드리겠습니다. 프로젝트 관리 GABOZAGO !
✔️ 1. 프로젝트 추적 및 관리
아래 예시 보드는 타임라인을 포함하여 세 가지 단계로 구성된 베이직한 프로젝트 관리 및 추적 보드입니다. 업무 담당자를 파악하고 프로젝트 현황을 단계별로 한눈에 파악할 수 있도록 구성되었는데요. 먼데이닷컴은 상태 컬럼을 비롯하여 타임라인, 담당자, 날짜, 숫자, 텍스트 등 총 34개 컬럼 유형을 지원하며, 컬럼을 활용하여 워크플로우에 맞게 커스터마이징이 가능하답니다 : >
✔️ 2. 간트 차트
일반적으로 간트 차트는 시간을 기준으로 하여 활동(작업 또는 이벤트)을 표시하는 프로젝트 관리 방법 중 하나라고 알려져 있습니다. 특히, 각 작업이 다른 작업에 어떻게 연결되는지 “종속성”을 파악할 수 있다는 대표적인 특징이 있는데요 🤓 막대로 표시되는 직관적인 차트를 통해 마감기한, 일정 및 프로젝트 진행 상황을 명확하게 읽어낼 수 있고, 업무 내용, 타임라인 뿐만 아니라 전체 프로젝트에 미치는 영향을 파악할 수 있습니다.
✨TIP: 간트차트 뷰 타입 생성을 위해서는 “타임라인” 컬럼이 포함되어있어야 합니다.
먼데이닷컴에서는 다양한 뷰 타입 중 하나로 간트차트를 지원하고 있으며, 단 클릭 몇 번으로 쉽게 간트 차트를 생성하고 편집이 가능합니다. 먼데이닷컴을 활용하여 쉽고 간편하게 간트 차트를 생성해 보세요!
✔️ 3. 칸반
칸반은 업무 및 프로젝트의 내용과 진행 상태를 추적하도록 도움을 주는 프로젝트 관리 방법으로, 화이트보드와 같은 게시판에 놓인 카드 형태를 띄고 있습니다. 업무를 진행 단계 별로 파악하고자 할 때 유용하게 활용할 수 있는 방법이에요! 업무 진행 단계 역시 워크플로우에 맞게 커스터마이징이 가능합니다.
칸반 역시 뷰 타입 중 하나로, 클릭 몇 번으로 쉽게 간트 차트를 생성하고 편집이 가능하답니다 : >
✔️ 4. 작업량
“작업량”은 프로젝트의 담당자별 업무량을 시각화하는 기능으로, 일, 주, 월별 업무량 파악이 가능합니다. 업무 및 프로젝트의 투입 인력을 보다 효과적으로 관리하고 업무를 할당하고자 할 때 정말 유용하게 활용할 수 있는 기능이에요. 작업량을 통해 특정 인원에게 업무가 과중되지 않도록 적절하게 업무를 분배하고 할당해 보세요!
✔️ 5. 산출물 관리
프로젝트를 진행하다 보면, 프로젝트 산출물 및 관련 파일을 관리하는 데 어려움을 겪곤 합니다. 먼데이닷컴은 문서, 이미지, 동영상 등 다양한 유형의 파일을 업로드하고 관리할 수 있는 기능을 지원하는데요. 아이템 별 업데이트에 업로드하거나 파일 컬럼에 추가할 수 있으며, 드래그 앤 드롭 혹은 클릭 몇 번으로 간편하게 추가할 수 있습니다. 업로드된 파일 역시 손쉽게 다운이 가능합니다.
업데이트에서는 파일을 다운로드하지 않고도 관련 파일의 내용 확인할 수 있는 미리보기 기능을 제공하며, 해당 업데이트에 업로드된 모든 파일을 한 번에 모아볼 수 있는 파일 디렉토리 기능도 제공하고 있습니다. 프로젝트별 혹은 프로젝트 단계별 관련 파일을 효과적으로 관리하고자 할 때 정말 편리하겠죠?
✔️ 6. 대시보드
먼데이닷컴은 중요한 데이터를 한곳에 모아볼 수 있는 대시보드 기능을 지원합니다. 대시보드는 여러 보드에 분산된 데이터를 선택하여 구성할 수 있으며, 수집한 데이터를 다양한 방식으로 시각화할 수 있는 기능이에요. 필요한 정보로만 대시보드를 구성할 수 있기 때문에 효과적으로 프로젝트 정보를 공유할 수 있고, 프로젝트의 전체 현황의 싱글 뷰 구현이 가능하답니다.
지금까지 먼데이닷컴을 통해 프로젝트를 관리하는 방법을 소개해 드렸습니다.
프로젝트를 더욱 효율적으로 관리하고 싶다면, 먼데이닷컴을 활용해 보세요!
