대부분의 사람들은 연간 성과 평가 기간에만 업무 효율에 대해 생각합니다. 그러나 이때는 너무 늦죠.
결국, 업무 효율을 증대 시키는 것은 하루아침에 가능한 일이 아닙니다. 요령 같은 것도 없습니다.
대신 다양한 전략, 도구, 그리고 많은 실험에서의 상호작용을 바탕으로 시스템을 만들어야 합니다.
좋은 시작점은 현재의 성과를 평가하고 정확하게 정의된 아젠다에 따라 수행하는 것입니다.
이번 포스팅에서는 거의 모든 작업 시나리오에 들어맞는 3단계 사이클을 준수하여 작업 성과를 개선하기 위한 시스템화된 접근 방식을 공유합니다.
그럼 함께 살펴봅시다!
업무 성과를 향상시키는 방법
1단계. 개선하고 싶은 부분을 찾으세요.
2단계. 관련된 전략을 받아들이되 목표를 계속 유지하세요.
3단계. 진행 상황을 검토하고 적절히 조정하세요.
1단계. 개선하고 싶은 부분을 찾으세요.
무언가를 개선하는 것은 현재 상황을 검토하는 것에서 시작합니다. 여러분이 무엇을 개선하고 싶은지 모르는 채 발전하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다.
이와 비슷하게, 직장에서의 성과를 개선하는 것은 너무 모호한 개념입니다. 직장에서의 어떤 부분을 개선하고 싶은지에 대해 상세하게 알아야 합니다.
작업 시간을 줄이고 싶은가요? 그렇다면 시간 관리 전략이 가장 필요하겠군요.
아니면 마감일을 맞추고 싶은가요? 그렇다면 문제는 아마 조직이 부족하기 때문일 것입니다.
이처럼 일에는 많은 영역이 존재합니다.(시간 관리, 조직, 효율성 등) 그리고 각각의 영역은 각기 다른 전략을 필요로 합니다.
이러한 이유에서, 현재 업무의 어떤 영역을 개선하고 싶은지를 알아내고 측정하는 것이 매우 중요합니다. 아래는 여러분의 직장에 적용할 수 있는 좋은 전략들입니다.
- 1주 노동시간을 관리하기 위해 태스크 관리 툴을 활용하세요.
- 주요 업무 성과를 측정하기 위해 태스크 매니저와 트래커를 통합하세요. 예를 들어, 특정 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 측정하려면 시간 트래커를 활용하세요.
- 시간이 어느정도 흐르고 나서 (최소 3주), 스프레드시트로 데이터를 추출하여 현재 업무 성과를 측정하고 평가하세요.
2단계. 관련된 전략을 받아들이되 목표를 계속 유지하세요.
이 단계에서는 업무 효율성에 있어서 여러분이 어느 지점에 있는지 명확하게 알 수 있으며, 이러한 통찰력을 통해 관련 전략을 수립하여 개선 방안을 찾을 수 있습니다.
그러나, 업무 효율을 증대시키는 것은 몇 주가 걸릴 수 있으며, 목표를 제대로 설정하지 않으면 나아갈 방향을 잃게 됩니다.
예를 들어, 그저 “나는 업무 시간을 줄이고 싶어.” 라고 말하기만 하고 가만히 기다려선 안된다는 것입니다.
S.M.A.R.T 목표 세우기
S Specific (특정한) 무엇을 달성하고 싶고, 어떤 전략을 도입할 것인가?
M Measurable (측정 가능한) 목표 달성을 위해 어떤 데이터가 측정되어야 하는가? 어떤 것을 성공/실패로 보아야 하는가?
A Achievable (달성 가능한) 목표가 달성 가능한 것인가? 그것을 달성할 능력을 가지고 있는가?
R Relevant (관련있는) 목표가 직업적 성취와 어떤 연관성이 있으며, 왜 그 목표가 당신이나 당신의 조직에 중요한가?
T Time-Based (시간 관련) 목표의 데드라인은 언제인가?
더 나은 이해를 위해, 업무 효율 개선을 위해 제가 적용했던 S.M.A.R.T 프레임워크를 보여드리겠습니다.
저는 SaaS 관련 콘텐츠 제작자로 일하고 있으며, 목표는 작업 시간을 줄이는 것이었습니다. 그러나 이 목표는 너무 모호하여 이를 S.M.A.R.T 목표로 바꾸어 보았습니다.
S: 포모도로 테크닉(25분간 일하고, 5분간 휴식 취하기)을 통해 하나의 블로그 포스팅에 들이는 시간을 5시간에서 3시간으로 줄일 것입니다.
M: 시간 추적 도구를 활용하여 시간을 측정하고, 현재 글쓰기 시간과 비교할 수 있습니다.
A: 몇 달간 글쓰기를 해오고 있으므로, 내 글쓰기 속도를 개선하기 위한 충분한 경험을 가지고 있습니다.
R: 현재 목표는 작업 시간을 줄이는 것이며, 그 시간을 하이킹, 댄스, 우쿨렐레 배우기 등과 같은 개인적 활동에 사용할 수 있습니다.
T: 저는 2019년 9월 30일까지 이 목표를 달성할 것입니다. (한 달의 시간을 주었습니다)
이에 따라 저의 S.M.A.R.T 목표는 “2019년 9월 30일까지 포모도로 테크닉을 통해 글쓰기 시간을 2시간 줄이고 남는 시간은 개인적 활동에 집중한다.”로 정리할 수 있겠습니다.
이처럼, 목표를 세울 때는 모호한 것이 아닌, 명확하게 정의된 작업 계획으로 세분화할 필요가 있습니다.
하지만 기억하세요. 저에게 효과가 있었다고 여러분 모두에게 효과가 있는 것은 아닙니다.
대신, 필수적인 것은 여러분의 성과를 측정하고, 격차를 찾고, 여러분에게 가장 잘 맞는 전략을 채택하는 것입니다. 다음은 작업 성과를 개선하기 위해 채택할 수 있는 몇 가지 기술입니다.
- 멀티태스킹은 피하고, 하나의 태스크에 집중하세요. 이는 주의력이 분산되는 것을 막고, 전반적인 효율을 증대시킵니다.
- 작업 보드를 사용하여 복잡한 작업 주기를 실행 가능한 목표로 나눕니다.
- 차단기를 통합하여 방해 요소를 제거하고 작업 공간의 산만함을 관리합니다. 예를 들어, 지속적인 이메일에 주의가 산만해진다면 일하는 동안에는 이메일 차단기를 활용하세요.
3단계. 진행상황을 검토하고 적절히 조정하세요.
업무 효율 개선의 가장 큰 부분은 여러분이 정상 궤도에 오르게 하는 것입니다.
이 단계에서 개인 성과 검토가 이루어지며 무엇이 효과가 있는지, 무엇이 효과가 없는지를 파악하는 데 도움이 됩니다.
이 작업을 수행하기 위한 구체적인 규칙은 없지만, 일반적인 기업 검토에서처럼 공식적인 규칙을 지킬 필요는 없습니다. 다음은 개인 성과 검토를 수행하는 몇 가지 방법입니다.
- 신뢰도 높은 데이터를 수집하기 위해 성과 리뷰(최소 2주)를 위한 시간을 확보해야 합니다.
- 추적된 데이터를 스프레드시트로 정리하여 가장 관련성이 높은 성과 지표를 보여줍니다.
- S.M.A.R.T 목표를 통해 진행 상황을 평가하고 적절한 조치를 취합니다.
- 일이 잘 풀린다면, 좋아요! 더 높은 목표를 설정합니다.
- 일이 잘 풀리지 않았다면, 왜 그런지 알아냅니다.
기억하세요. 우리는 모두 사람입니다. 그러니 눈에 띄는 개선 효과가 없다해도 실망하지 마세요. 대신, 이 기회를 바탕으로 더 나은 전략을 세우세요.
필요하다면 휴식을 취하세요.
매일 일을 위해 달릴 수는 없습니다. 그러니 한계에 다다랐다고 느낄 때는 쉬세요!
휴식을 취하는 것은 약한 것이 아니라, 더 높은 에너지를 가지고 다시 일할 수 있게 하는 스마트한 전략입니다.
하루를 마무리 할 때, 진행 상황을 측정하고 자신에게 가장 적합한 방식을 찾으세요.
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