수많은 프로젝트 관리 관련 글(프로젝트 관리 방법, 종합 가이드 등)을 읽어보셨을 텐데요. 프로젝트 관리에서 종종 간과되는 것이 바로 리소스 관리의 중요성입니다. 이번 포스팅에서는 리소스 관리의 세계와 리소스 관리가 성공적인 프로젝트 포트폴리오를 성장시키는 데 어떻게 도움이 되는지 자세히 살펴보려고 합니다.
리소스 관리가 무엇인지, 왜 중요한지, 리소스 관리자가 하는 일은 무엇인지 그리고 먼데이닷컴을 통해 리소스를 관리하는 방법을 소개합니다!
리소스 관리란 무엇인가요? 🙋🏻♀️
프로젝트에 대비하여 위해 인력, 기술, 자금, 도구 등의 리소스를 계획, 스케줄링, 할당하는 작업이 바로 리소스 관리입니다. 리소스를 적절히 관리하여 비즈니스에 가치를 제공하는 것이 리소스 관리의 목적입니다.
일반적으로 프로젝트 관리자는 사용 가능한 리소스를 두 가지 범주로 나눕니다:
・유형 리소스는 보거나 만질 수 있는 모든 것을 의미합니다. 여기에는 인건비, 기계, 부동산, 소프트웨어 또는 돈이 포함될 수 있습니다.
・무형 리소스는 좀 더 추상적입니다. 무형 자원은 지적 재산(예: 기술 특허), 아이디어 또는 업무 수행에 필요한 특정 기술일 수 있습니다.
프로젝트 관리 측면에서 왜 리소스 관리가 중요한가요?
리소스 관리는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 것을 정확하게 계획하고 평가할 수 있도록 합니다. 또한, 체계적인 접근 방식을 통해 효율성을 높이고 필요에 따라 리소스를 재사용하고 재활용할 수 있도록 하기 때문에 리소스 관리가 중요한데요!
그렇다면, 프로젝트 관리 측면에서 리소스 관리가 어떻게 적용되나요?
고객을 위한 새로운 소프트웨어 애플리케이션을 개발 중이며 3개월 내에 작업을 완료해야 한다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트를 시작할 때 팀의 기술과 가용성을 계획하고 이를 바탕으로 작업을 할당합니다. 프로젝트가 시작되면 작업을 계속 추적해야 하고 잠재적인 병목 현상이 발생하기 전에 미리 해결해야 하는데요. 팀원 한 명이 병가를 내면 다른 동료에게 신속하게 업무를 재배정할 수 있고, 노트북이 고장 나더라도 다른 노트북이 준비되어 있어 지연이 발생하지 않게 됩니다. 그 결과 정해진 시간과 예산에 맞춰 애플리케이션을 제공함으로써 긍정적인 고객 경험까지 이어질 수 있는거죠.
이것이 바로 리소스 관리입니다. 적절한 리소스 관리를 바탕으로 프로젝트 팀의 시간, 비용, 번거로움을 덜어줄 수 있습니다.
🎯 리소스 관리자는 프로젝트 관리자와 매우 유사하지만 한 가지 중요한 차이점이 있습니다:
・프로젝트 관리자는 작업을 생성하고 할당하여 작업을 완료하는 데 중점을 둡니다.
・리소스 관리자는 이러한 작업을 완료하는 데 필요한 리소스를 할당할 책임이 있습니다.
소규모 팀이라면 프로젝트 매니저와 리소스 매니저가 같은 사람일 수도 있습니다. 하지만 이 두 가지 역할은 완전히 다르다는 것을 명심해 주세요!
6가지 리소스 관리 기법 🥁
효과적인 리소스 관리를 위한 주요 기법으로는 리소스 예측, 리소스 플래닝 , 리소스 할당, 리소스 스케줄링, 리소스 레벨링, 리소스 평준화 등이 있습니다.
1. 리소스 예측 (Resource forecasting)
리소스 예측은 미래의 리소스 요구 사항을 예측합니다. 정확한 예측은 낭비를 줄이고 더 빠르고 저렴하게 실행할 수 있음을 의미합니다.
이러한 예측을 모두 수행하려면 프로젝트 라이프사이클을 잘 알고 있어야 하며 조직 내 리소스 가용성을 확실히 파악하고 있어야 합니다. 작업 관리 솔루션은 이러한 수준의 가시성을 제공할 뿐만 아니라 프로젝트와 리소스에 모두 한 곳에서 쉽게 액세스할 수 있습니다.
2. 리소스 플래닝 (Resource planning)
리소스 플래닝은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스(인력, 시간, 비용 등)를 파악하고 적재적소에 적절한 자원이 투입되도록 하는 것입니다. 적절한 리소스 계획을 통해 팀은 조직적이고 효율적인 상태를 유지하며 어떤 위기에도 대처할 준비를 갖출 수 있습니다.
3. 리소스 할당 (Resource allocation)
리소스 할당은 사용 가능한 리소스를 최대한 활용하는 것입니다. 즉, 사용 가능한 모든 리소스를 평가하고, 효율적으로 사용할 수 있는 방법을 분석한 다음, 팀이 업무에 집중할 수 있도록 리소스를 배포해야 합니다.
4. 리소스 스케줄링 (Resource Scheduling)
리소스 스케줄링은 직원, 장비, 시설과 같은 리소스를 언제, 어디서 사용할 것인지에 대해 계획을 세우는 프로세스입니다. 작업과 프로젝트가 제시간에 충돌 없이 완료될 수 있도록 모든 리소스를 타임라인 내에 배치하는 데 중점을 둡니다. 리소스 스케줄링에 사용하는 도구는 리소스 캘린더로, 프로젝트 마일스톤과 마감일을 맞출 수 있도록 모든 프로젝트 리소스를 예약, 관리 및 할당할 수 있는 캘린더입니다.
5. 리소스 레벨링 (Resource leveling)
리소스 레벨링은 관리자가 사용량이 적거나 잘못 할당된 리소스를 발견한 다음 효율성을 최적화하기 위해 리소스를 재배치하는 데 사용하는 방법입니다. 재고 측면에서 보면, 이는 재고가 부족하거나 초과되지 않도록 하는 것을 의미합니다. 마찬가지로, 예를 들어 비용 효율적인 재료를 구할 때까지 기다려야 하는 경우 프로젝트 일정을 연장하여 전체 비용을 평준화할 수 있습니다.
6. 리소스 스무딩 (Resource smoothing)
리소스 스무딩은 시간이 지남에 따라 리소스가 최대한 균등하게 분산되도록 하는 것을 목표로 합니다. 이 작업을 잘 수행하면 프로젝트 관리자는 리소스 과부하 또는 활용도 저하로 인한 변동을 최소화하면서 프로젝트 마감일과 목표를 달성할 수 있습니다. 이 기법에는 프로젝트 내 활동의 시작일과 종료일을 수정하여 피크와 밸런스를 피하는 것이 포함됩니다.
프로젝트 관리에서 사용되는 리소스 유형 5가지
1. 사람 (People) 🙆🏻♂️
프로젝트 작업을 수행하는 팀원들을 인적 자원이라고도 합니다. 인적 자원에는 채용 및 시간 관리부터 KPI 대비 직원의 성과 및 워크로드 측정에 이르기까지 매우 광범위한 관리 작업이 포함됩니다. 짐작하셨듯이 이러한 업무를 수행하려면 리소스 관리가 필수적입니다.
종합적인 인적 자원 관리 소프트웨어로 먼데이닷컴을 활용할 수 있는데요. 신규 입사자를 위한 온보딩 보드, 팀의 업무량을 파악할 수 있는 시간 추적 위젯, 빠르고 체계적으로 인적 자원을 관리할 수 있도록 다양한 HR 관련 템플릿을 제공합니다.
2. 물적 자원 (Material resources) 🧱
프로젝트 물적 자원은 팀이 작업을 완료하는 데 필요한 유형의 리소스로, 관련된 소모성 재료(예: 건설 프로젝트에 들어가는 구성 요소, 부품)입니다.
큰 규모의 프로젝트를 진행 중이라면, 스프레드시트에서 수십 개의 항목을 추적하는 것이 어려울 수 있습니다. 이럴때 먼데이닷컴과 같은 협업툴로 리소스를 관리하면 편리합니다. 지도 뷰(view)를 통해 모든 사람이 정확한 재료 위치를 볼 수 있고 워크플로우 템플릿에서 다양한 재료 유형에 대한 라벨을 공유할 수 있습니다. 또한 간트, 칸반, 캘린더 및 대시보드 등 다양한 보기 방식(뷰 타입)으로 리소스 상태를 파악할 수 있습니다.
3. 장비 (Equipment) 🛠
프로젝트 관리자로서 추적해야 하는 장비와 재료는 어느 정도 겹치는 부분이 있습니다. 이 둘의 차이점은 재료는 프로젝트가 진행되면서 소진되는 반면, 장비는 프로젝트가 끝났을 때에도 여전히 남아 있어야 한다는 점입니다. 예를 들어, 벽을 만드는 경우 프로젝트가 끝날 때까지 벽돌, 시멘트는 모두 사용하지만 프로젝트가 끝나고도 가지고 있는 드릴, 드라이버 등이 장비입니다.
4. 돈 (Money) 💵
프로젝트 예산은 가장 관리하기 어려우며 큰 변수가 존재하는 리소스 유형 중 하나입니다. 리소스 유형으로써 예산 관리는 소진 비용을 추적하고, 비용을 예측하고, 예산 범위 내에 유지하도록 전략적인 결정을 내리는 것을 포함하는 포괄적인 개념입니다.
5. 시간 (Time) ⏰
시간을 관리한다는 것은 프로젝트와 팀을 위한 일정과 타임라인을 만든 다음, 마감일을 지키기 위해 작업을 트래킹하는 것을 뜻합니다. 작업의 우선순위를 정하고 진행 상황을 면밀히 주시하여 지연을 방지하는 것 역시 시간 관리에 포함됩니다.
리소스 관리를 위한 모범 사례 팁
리소스 관리 프로세스를 이제 막 시작하려는 분들을 위해 세 가지 주요 팁을 알려드립니다:
・미리 계획하기
모든 프로젝트를 제시간에 완료하는 기업은 2.5%에 불과합니다. 타임라인에 맞추어 프로젝트를 진행하고 싶다면 프로젝트 초기에 리소스 요구 사항을 최대한 빨리 파악하여 마지막 순간에 허둥대는 일이 없도록 하세요.
・팀의 업무량 균형 맞추기
팀에 과부하가 걸리면 실수가 발생하기 쉽습니다. 실제로 직원의 절반 이상이 번아웃의 징후를 느껴본 적이 있다고 합니다. 팀에 너무 많은 부담을 주지 않으려면 큰 작업을 작은 작업으로 나누고 여러 팀원에게 공평하게 분배하는 것을 목표로 하세요.
🎯 팀 멤버에게 번아웃이 찾아올까 걱정된다면? – 회복탄력성 구축하기
・유연성 발휘하기
리소스 관리를 위해서는 ‘변화가 일어날 수 있다’는 인식이 우선되어야 합니다. KPMG의 조사에 따르면 프로젝트 관리자의 3분의 2가 이를 인식하고 있으며 프로젝트 변경 관리 프로세스를 갖추고 있다고 합니다. 따라서 프로젝트를 위한 리소스를 계획하고 할당할 때는 예상치 못한 상황도 예상하세요. 프로젝트가 진행됨에 따라 리소스 할당을 조정해야 할 수도 있다는 점에 대비하세요.
먼데이닷컴과 함께 리소스를 효율적으로 관리해 보세요!
먼데이닷컴을 활용하면 리소스 관리가 더 쉬워집니다. 모든 리소스를 전면에 배치하여 무엇이 사용되었는지, 얼마나 사용하고 사용되었는지, 누가 업무를 담당하고 있는지 실시간으로 확인할 수 있도록 도와드립니다.
・리소스의 정확한 상태를 실시간으로 보여주는 리소스 중심 디스플레이를 통해 변화하는 우선순위에 맞게 리소스를 계획, 스케줄링, 할당할 수 있습니다.
・워크로드 보기를 사용하면 각 팀원이 각 프로젝트 작업을 수행하는 데 걸리는 시간을 쉽게 시각화하고 추적할 수 있습니다. 활용도가 높은 리소스와 활용도가 낮은 리소스를 빠르게 파악하고 팀의 시간을 능동적으로 관리할 수 있게 되겠죠? 해당 뷰 타입을 활용하여 리소스와 장비를 추적할 수도 있습니다.
・재무 관련 정보를 대시보드로 구성하여 프로젝트 예산을 파악하고 지출을 트래킹해 보세요.
리소스 관리는 프로젝트 관리의 핵심 요소입니다. 리소스를 미리 계획하고 할당하면 예상치 못한 모든 종류의 문제를 피할 수 있습니다.
먼데이닷컴과 함께 업무, 프로젝트, 프로세스를 효율적으로 실행하고 관리하는 데 집중하고 목표를 달성해 보세요!
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📌 SPH는 먼데이닷컴 국내 유일 플래티넘 파트너사로써,
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