오늘날 정보가 포화된 세계에서 무언가에 온전히 집중하는 것은 어려울 수 있습니다.
평균 근로자는 이메일에 약 13시간 하고도 일주일 이상을 소비하며, 소셜 미디어 플랫폼까지 감안하면 더 많은 시간을 소비할 것입니다.
우리 대부분이 점점 더 지식 근로자가 되고 있으나, 매일 이런 종류의 산만함에 노출되는 되는 사회에 있다는 것은 좋은 현상이 아닙니다.
오픈 오피스와 같은 직장 트렌드는 이러한 문제를 해결하지 못하며, 실제로 생산성을 저하시키는 것으로 나타났습니다 . 요즘 다양한 메신저형 협업툴이 있습니다. 이러한 툴은 이메일을 쇠약하게하는 것에 대한 해답이지만 문제가 발생한 플랫폼만 바꾸었지 소통에 대한 계속된 핑퐁 문제로 생산성을 저하시키는 문제점을 해결하진 못했습니다.
평균적으로 대기업 직원은 각각 주당 200 개 이상의 슬랙 메시지 를 보내고 있으며 고급 사용자는 매일 1,000 개 이상의 메시지를 보낼 수 있습니다.
집중력은 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 집중력은 조직에서 업무에 대한 가치를 높이고 실질적인 삶의 질을 향상시킬 수있는 기술입니다.
다음은 회사에서 더 많은 것을 얻을 수있는 4가지 방법입니다.
1. 당일 과제의 우선 순위를 정하세요
‘하루를 시작하는 방법’은 하루가 끝날 무렵에 무엇을 달성하였는지 ‘하루의 마무리’를 결정할 수 있습니다.
대부분의 사람들은 하루를 계획할 때 중요도에 관계없이 해야 할 일들을 함께 묶는 경향이 있습니다. 대부분 먼저 할 일을 기준으로 리스트를 정렬하거나, 각 작업이 발생할 때마다 처리합니다.
그러나 모든 작업이 똑같이 중요하지 않기 때문에, 이는 하루 동안의 활동을 계획하는 매우 비효율적인 방법입니다.
그리고 가장 어려운 작업을 먼저 수행해야한다는 유명한 조언을 듣는다고 해도, 주의를 기울여야하는 어려운 작업이 몇 가지 더 있을 수 있으며 항상 어려운 것이 가장 중요한 것을 뜻하는 것이 아닙니다.
하루를 계획하는 가장 좋은 방법 중 하나는 아이젠하워 매트릭스 (Eisenhower matrix)라는 도구를 사용하는 것입니다.
아이젠하워 미국 대통령은 매우 생산적인 사람이었으며, 현재 아이젠하워 매트릭스로 알려진 이 시스템은 활동의 우선 순위를 정하기 위한 것입니다.
아이젠 하워 매트릭스는 긴급성과 중요성에 따라 과제 를 4개의 그룹으로 분류합니다.
- 중요하고 긴급함 (즉시 수행)
- 중요하지만 긴급하지 않음 (할 시간을 정하십시오)
- 중요하지 않지만 긴급함 (다른 사람에게 위임)
- 중요하지 않고 긴급하지 않음 (제거)
예를 들어, 아이젠 하워 매트릭스로 하루를 계획하는 것은 다음과 같습니다.
- 중요하고 긴급함 : 고객사에게 전화하여 서비스 동의에 대해 상의하십시오.
- 중요하지만 긴급하지 않음 : 한 달 떨어진 업계 회의에 비행기 표와 숙박 시설을 준비하십시오.
- 중요하지 않지만 긴급함 : Slack에서 메시지 회신.
- 중요하지 않고 긴급하지 않음 : Facebook에서 프로필 사진을 변경하십시오.
이 간단한 틀은 대통령이 한 국가를 이끌어가는 데 도움이되었으며, 집중력을 크게 향상시킬 수 있습니다.
2. 시간 제한 설정
파킨슨의 법칙 에 따르면, 작업 완료 시간에 따라 실제 작업이 결정됩니다.
즉, 활동에 3주를 할당하면 완료하는 데 3주가 소요될 수 있습니다. 시간이 오래 걸리면 미루려고 하는 틈이 생기고, 일에 거의 문제가 되지 않는 쓸 데 없는 것에 대해 걱정하게 됩니다.
이벤트를 계획하는 데 4개월이 걸리면 좌석 배치 및 파워 포인트 프레젠테이션의 글꼴과 같은 것을 신경 쓸 수 있습니다.
한 달 밖에 없었다면, 이것들은 덜 중요할 것입니다.
Parkinson의 법칙은 항상 개선의 여지가 있기 때문에 우리가 하는 일을 지속적으로 평가하도록 가르쳐줍니다.
이 작업이 실제로 완료 되려면 4주가 걸립니까? 또는 여러분이 항상 이 작업을 마무리하였던 시간이 4주입니까?
개선의 여지가 없습니까?
시간 제한을 설정하면 보다 창의력을 발휘하고, 자잘한 사항들을 없애고, 가장 가치있는 작업 측면에 집중할 수 있습니다.
다음에 작업을 계획 할 때는 일반적인 시간보다 10%에서 20% 더 짧은 개인 시간 제한을 설정하고 업무 결과에 대한 품질이 저하되는지 확인해야합니다.
품질이 떨어지지 않으면 새로운 기간이 설정 되어야하고 다음에 다시 10 % 또는 20 % 정도 줄여서 얼마나 빨리 할 수 있는지 확인해야합니다.
3. 사전 능동적 메트릭 사용
우리 모두 대규모 프로젝트를 쳐다보면서 압도감을 느낀 적이 있을 겁니다. 이에 대한 일반적인 해답은 마감 시한 설정을 첫 단계를 밟을 때까지 미루는 것 입니다.
프로젝트 압박은 우리 모두에게 발생합니다. 고맙게도 이것을 해결할 수있는 방법이 있습니다.
인터넷 기업가 Noah Kagan은 복잡한 작업을 처리하는 프로세스를 갖추고 있습니다. 그는 대규모 작업의 가장 일반적이고 빈번한 혼동은 최종 결과에 대한 걱정과 본질적으로 통제 할 수 없는 것에 대해 집착이라고 말합니다.
솔루션은 그가 사전 능동적 메트릭 라고 부르는 것에 있습니다. 사전 측정 지표에 대한 아이디어는 강력하며 업무 방식을 개선 할 수 있습니다.
이번 분기에 회사에서 사용자 가입을 20% 늘릴 목표가 있다고 상상해보세요. 그것은 많은 기여 요인에 의존하는 꽤 큰 목표이며, 압도적인 목표 설정에 대한 완벽한 시나리오와 사전 능동적 메트릭에 대한 올바른 사용 사례입니다.
사전 능동적 메트릭을 사용하면이 큰 목표를 더 작은 목표로 나눌 수 있습니다. 얼마나 많이 가입을 할 지 직접적으로 컨트롤 할 수는 없지만 여러분의 컨트롤 내에 가입과 직접 관련이 있는 요소가 있습니다.
아래의 요소들을 시행하면 가입을 20 % 더 늘릴 수 있다고 가정할 수 있습니다.
- 일주일에 5개의 블로그 게시물 게시
- 일주일에 한 번 웹 세미나 개최
- 한 달에 두 개의 팟 캐스트로 말하기
- 2 개월마다 경품 행사
- 대형 간행물에 한 달에 5 개의 게스트 게시물 작성
이제 사용자 가입을 늘리는 것에 압박만 받는 데에서 그치는 작업이 아니라 최종 목표로 이끄는 간단한 작업 세트를 시행함으로써 최종 목표를 달성할 수 있는 가능성을 높일 수 있습니다.
4. Deep Work의 시작
Deep Work라는 용어는 컴퓨터 과학 교수인 Cal Newport가 동명의 책에서 만들어 냈습니다. Deep Work는 까다로운 작업에 전적으로 집중하고 특정 기간 동안 모든 형태의 방해 요소를 차단하는 작업 방법을 설명합니다.
그 효과는 인간이 멀티 태스킹에 취약하고 단일 작업에만 집중할 때 업무의 질과 속도가 증가 한다는 사실에 근거합니다 .
캘리포니아 대학 (University of California)의 연구에 따르면, 심도있는 Deep Work의 이점은 많은 과학에 의해 뒷받침됩니다. 중단으로 인해 작업에서 탈선 한 후에는 정상으로 돌아오는 데 평균 23 분이 걸립니다.
직장에서 5 분동안 동료에게 답장을 보내면 방해 요소가 사라지더라도 다시 집중되는 상태로 돌아오기까지 시간이 소요되기 때문에 5 분 이상 잃게됩니다. 방해요소에 의해 중단되는 상황을 전체 근무일에 걸쳐 이를 복합화하면 이것이 얼마나 전체 업무 흐름에 악화 될 수 있는지 알 수 있습니다.
이 모든 것에 대한 해결책은 Deep Work를 수행하는 것입니다.
시작하는 방법은 다음과 같습니다.
- 하루 중 중요한 작업에 대한 시간 제한을 만듭니다 (Eisenhower 매트릭스 사용).
- pomodoro(뽀모도로)와 같은 도구를 사용하여 Deep Work에서 휴식을 취하십시오. (*뽀모도로 기법: 시간 관리 방법론으로 1980년대 후반 ‘프란체스코 시릴로'(Francesco Cirillo)가 제안했다. 타이머를 이용해서 25분간 집중해서 일을 한 다음 5분간 휴식하는 방식이다. ‘뽀모도로‘는 이탈리아어로 토마토를 뜻한다.)
- 이메일, 전화 통화 등과 같은 방해 요소를 피하십시오. 시끄러운 사무실에서 일하는 경우 좋은 헤드폰을 사용하십시오.
- 문제가 심각하게 중요하지 않으면 동료가 Deep Work 중에 방해받지 않도록 미리 명확한 지침을 설정하여 서로 같은 페이지에 있어야 합니다.
결론
‘집중’은 정신적인 업무가 점점 더 중요 해지는 세계에서 매우 귀중한 기술입니다. 집중하는 것은 일과 삶의 질을 높이는 동시에 업무 능력을 향상시켜 눈에 띄는 데 도움이 될 수 있습니다.
그러나 ‘집중’은 단지 스위치를 ‘온’ 한다고 해서 켜지는 것이 아닙니다. 집중을 하는 사람들은 자연스레 집중을 하는 것이 아니라 오히려 스스로를 지속적으로 집중 상태에 놓여질 수 있도록 계획하고 집중도를 향상시키려 노력합니다.
회사에서 집중력을 높이는 것이 업무 방식에 현명한 선택을 하는 것입니다.
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