제약·바이오 기업의 업무는 하나의 부서나 프로젝트 단위로만 움직이지 않습니다. 과제 관리는 연구개발을 시작으로 생산, 구매, 영업, 마케팅 등 다양한 조직이 각자의 역할을 수행하면서도, 하나의 목표를 위해 서로 연결되어 업무를 진행합니다.
특히, 전사적으로 추진하는 전략 과제의 경우에는 여러 조직과 담당자가 동시에 참여하고, 과제별 진행 단계에 따라 검토와 승인, 세부 실행 업무가 이어집니다.
과제의 수가 늘어나고 참여하는 인원이 많아질수록 중요한 것은 단순히 업무를 기록하는 것이 아니라, 각 과제가 어떤 기준과 프로세스 안에서 관리되고 있는지 명확하게 확인할 수 있는 체계를 만드는 것인데요.
오늘 포스팅에서는 조직별로 운영되던 다양한 과제를 하나의 관리 체계 안에서 연결하고, 과제 진행부터 승인, 성과 관리, 경영진 보고까지 이어지는 프로세스를 구축한 국내 제약기업의 사례를 살펴보도록 하겠습니다.
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여러 부서와 수백 개의 과제, 관리는 왜 복잡해질까요?
제약·바이오 기업에서는 연구개발, 생산, 구매, 영업, 마케팅 등 여러 조직에서 동시에 수많은 과제를 운영합니다.
문제는 과제의 수와 참여 조직이 늘어날수록 각 과제를 관리하는 방식 역시 복잡해진다는 점인데요. 엑셀, 개별 시스템, 보고 자료 등 여러 곳에 정보가 분산되어 있으면 전체 과제의 진행 상황을 파악하기 위해 별도의 취합 과정이 필요하고, 과제별 진행 기준이나 승인 절차 역시 일관되게 관리하기 어려워질 수 있습니다.
1. 부서별로 분산된 과제와 서로 다른 관리 기준
조직마다 관리하는 과제의 성격과 업무 방식이 다르다 보니, 과제 현황을 관리하는 기준 역시 제각각인 경우가 많습니다. 특정 부서는 엑셀을 활용하고, 다른 부서는 별도의 시스템이나 보고 자료를 통해 진행 상황을 관리합니다. 과제별로 사용하는 관리 항목이나 진행 단계가 다르면 전사 차원에서 전체 현황을 확인하기 위해 별도의 취합과 정리 과정이 필요합니다.
결국, 개별 조직에서는 각자의 방식으로 과제를 관리하고 있지만, 경영진이나 리더가 전체 과제의 현황을 파악하기 위해서는 여러 자료를 다시 확인해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다.
2. 과제 단계마다 달라지는 복잡한 승인 프로세스
제약사의 과제는 단순히 업무를 완료하고 다음 단계로 넘어가는 방식으로 운영되지 않는 경우가 많습니다.
과제의 진행 단계에 따라 검토와 승인이 필요하고, 과제의 유형이나 금액, 담당 조직에 따라 승인권자와 승인 절차도 달라질 수 있습니다. 이러한 프로세스를 개별적으로 관리하다 보면 담당자가 다음 승인 절차를 직접 확인하고 관련자에게 요청해야 하며, 승인 완료 이후의 일정과 다음 업무 역시 별도로 관리해야 합니다.
부분 승인이나 반려와 같이 예외 상황이 발생할 경우에는 이전 단계로 되돌아가 다시 업무를 진행해야 하는 만큼, 복잡한 승인 흐름을 하나의 프로세스로 연결해 관리하는 체계가 필요합니다.
3. 진행 현황과 성과 데이터가 분산된 구조
과제가 실제로 어떤 성과를 만들고 있는지 확인하는 과정 역시 쉽지 않습니다. 과제의 진행 상황은 업무 관리 시스템에서 확인하고, 실제 성과나 재무 데이터는 별도의 자료에서 관리하는 경우가 많기 때문입니다. 해당 경우 리더나 경영진이 전체 성과를 파악하기 위해 여러 데이터를 반복적으로 취합하고, 목표 대비 실제 성과와 향후 예상 성과를 별도로 확인해야 합니다.
과제 자체는 관리되고 있지만, 현재 어떤 과제가 진행되고 있는지와 그 과제가 실제로 어떤 성과를 만들어내고 있는지를 하나의 흐름 안에서 확인하기 어려운 것입니다.
결국, 여러 조직의 과제를 공통된 기준으로 관리하고, 과제 진행부터 승인, 성과 데이터까지 연결할 수 있는 관리 체계가 필요해집니다.
복잡한 과제 관리, 실제 K제약사는 이렇게 해결했습니다.
실제로 한 국내 제약·바이오 기업 역시 여러 조직에서 동시에 운영되는 수백 개의 과제를 보다 체계적으로 관리하기 위해 기존 과제 관리 방식을 전환했습니다.
기존의 부서별 과제 관리 방식에서 벗어나, 전사 과제를 하나의 기준으로 관리하고 과제·일정·승인·성과 데이터를 연결하는 통합 과제 관리 체계를 구축했습니다.
그 결과, 현재 10개의 워크스트림을 기반으로 200명 이상의 사용자가 500개 이상의 활성 과제와 1만 개 이상의 마일스톤 및 태스크를 하나의 시스템에서 관리하고 있습니다.
통합 과제 관리 체계 구축의 핵심은 다음과 같습니다.
- 전사 과제 관리 기준을 하나로 표준화·체계화
- 과제·일정·승인·성과 데이터를 하나의 시스템으로 연결
이를 기반으로 실무자는 담당 업무를 관리하고, 리더는 과제 진행 현황을 확인하며, 경영진은 전사 목표 대비 성과까지 하나의 데이터 흐름 안에서 확인할 수 있는 체계를 구축했습니다.
1. 과제·태스크 통합 관리
여러 부서에서 운영되는 과제와 세부 태스크를 하나의 시스템에서 관리할 수 있도록 구성했습니다.
각 과제의 담당자, 일정, 진행 단계, 마일스톤까지 동일한 관리 체계 안에서 연결해 관리함으로써, 부서별로 서로 다른 방식으로 운영되던 과제를 전사 차원의 동일한 기준으로 관리할 수 있도록 했습니다.
2. 단계별 승인 프로세스 자동화
과제의 진행 단계와 승인 레벨에 따라 승인권자를 지정하고, 필요한 승인 절차가 자동으로 진행되도록 워크플로우를 구축했습니다.
승인이 완료되면 다음 단계로 진행되고, 부분승인이나 반려가 발생할 경우에는 이전 단계로 돌아가 다시 검토할 수 있도록 구성했습니다. 이를 통해 담당자가 매번 승인 절차와 승인권자를 직접 확인하는 대신, 과제의 진행 상태에 따라 필요한 승인 프로세스가 자동으로 이어지도록 구현했습니다.
3. 과제와 성과 데이터 연결
과제의 진행 현황뿐만 아니라, 해당 과제가 만들어내는 실제 성과까지 하나의 데이터 흐름 안에서 관리할 수 있도록 구성했습니다. 과제별 진행 상황과 목표 대비 실제 성과를 함께 확인하고, 현재 진행 중인 과제를 기반으로 향후 예상 성과까지 관리할 수 있도록 했습니다.
이를 통해 단순히 과제의 완료 여부를 확인하는 것을 넘어, 각 과제가 전사 목표와 성과에 어떻게 연결되고 있는지 함께 파악할 수 있는 구조를 구축했습니다.
4. 역할별 데이터 가시화
실무자는 자신이 담당한 과제와 해야 할 업무를 중심으로 확인하고, 리더는 조직과 워크스트림별 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 경영진은 개별 업무를 확인하는 대신, 전사 목표 대비 실제 성과와 향후 예상 성과를 중심으로 전체 현황을 확인할 수 있도록 구성했습니다.
이처럼 하나의 과제 데이터가 실무자의 업무 관리부터 리더의 진행 현황 확인, 경영진의 성과 관리까지 연결되면서 각 역할에 필요한 정보를 별도의 자료 취합 없이 확인할 수 있는 구조를 구축했습니다.
단순히 역할별로 다른 화면을 제공하는 것을 넘어, 전사 과제를 관리하는 기준과 데이터를 하나의 체계로 통합하고 이를 각 역할에 맞게 활용할 수 있도록 한 것이 이번 구축의 핵심입니다.
제약·바이오 기업에 먼데이닷컴이 필요한 이유
✅ 우리 조직의 업무 방식에 맞게 직접 설계
정해진 프로세스에 업무를 맞추는 대신, 조직의 실제 업무 방식에 따라 보드, 관리 항목, 진행 단계, 워크플로우를 직접 구성할 수 있습니다. 조직마다 다른 과제 관리 기준과 업무 프로세스를 하나의 플랫폼 안에서 유연하게 설계할 수 있습니다.
✅ 여러 업무를 하나의 데이터 구조로 연결
과제 관리, 세부 업무, 승인, 성과, 리스크 등 서로 다른 업무 데이터를 각각의 시스템으로 분리하지 않고 연결할 수 있습니다. 하나의 과제에서 발생하는 정보가 다음 업무와 보고 데이터까지 이어지도록 구성해, 데이터가 업데이트될 때마다 관련 정보도 함께 연결되는 구조를 만들 수 있습니다.
✅ 코딩 없이 복잡한 업무 흐름을 자동화
개발이나 별도의 시스템 구축 없이도 조건에 따라 담당자를 지정하고, 상태를 변경하고, 승인 요청이나 후속 업무를 실행할 수 있습니다. 단순 반복 업무부터 여러 단계로 구성된 프로세스까지 업무 변화에 맞추어 직접 수정하고 자동화할 수 있다는 점이 강점입니다.
✅ 같은 데이터를 역할에 맞는 화면으로 재구성
하나의 데이터를 여러 사람이 각자의 목적에 맞게 볼 수 있습니다. 실무자는 업무 리스트로, 리더는 워크스트림별 현황으로, 경영진은 대시보드 형태로 확인하는 등 같은 원본 데이터를 여러 관점에서 활용할 수 있습니다. 별도의 보고용 파일을 다시 만들기보다, 운영 데이터 자체를 필요한 형태로 볼 수 있도록 지원합니다.
✅ 새로운 조직과 프로세스가 생겨도 유연하게 확장
제약·바이오 기업의 업무는 조직 개편, 신규 과제, 관리 기준 변경에 따라 계속 변화합니다. 먼데이닷컴은 새로운 조직이나 업무가 추가될 때 기존 시스템을 처음부터 다시 구축하기보다, 필요한 보드·자동화·대시보드·권한 구조를 추가하며 확장할 수 있습니다.
기존 시스템에 업무를 맞추는 대신, 우리 조직의 업무 방식에 맞게 직접 설계하고 변화에 따라 확장할 수 있도록 지원합니다. 한 번 구축하고 끝나는 것이 아니라, 조직과 업무 프로세스의 변화에 맞추어 함께 발전할 수 있다는 점이 먼데이닷컴의 가장 큰 차별점입니다.
복잡한 과제 관리도 우리 조직의 방식에 맞게
이번 사례의 핵심은 단순히 여러 개의 과제를 하나의 시스템에 옮긴 것이 아닙니다!
조직별로 운영되던 과제와 업무를 연결하고, 실제 업무 프로세스에 맞춰 진행 단계와 승인 절차를 설계했습니다. 여기에 과제별 성과 데이터와 대시보드까지 연결해 실무자부터 경영진까지 하나의 데이터 흐름 안에서 운영할 수 있는 체계를 구축했습니다.
제약·바이오 기업마다 관리해야 하는 과제의 유형과 조직 구조, 승인 절차, 성과 관리 방식은 모두 다릅니다. 따라서 중요한 것은 새로운 시스템에 기존 업무 방식을 맞추는 것이 아니라, 조직의 실제 업무 프로세스를 어떻게 하나의 관리 체계로 연결할 것인가입니다.
먼데이닷컴은 정해진 방식에 업무를 맞추는 대신, 조직의 업무 방식과 관리 기준에 맞추어 과제 관리 체계를 직접 설계하고 변화에 따라 유연하게 확장할 수 있습니다.
여러 부서의 프로젝트와 과제를 엑셀이나 개별 시스템으로 관리하고 있거나, 기존 시스템의 유연성과 확장성에 한계를 느끼고 있다면 우리 조직의 업무 프로세스에는 어떤 방식으로 적용할 수 있을지 살펴보세요.
제약·바이오 기업의 업무 특성에 맞추어 과제 관리부터 승인 프로세스, 성과 관리, 경영진 대시보드까지 하나의 시스템으로 연결할 수 있습니다.
먼데이닷컴과 함께 통합 과제 관리 체계를 구축해 보세요.
IFIED는 먼데이닷컴 국내 유일 플래티넘 파트너사로써,
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