Mark Price Perry는 먼데이닷컴과의 인터뷰에서 효과적인 전략 계획을 수행하기 위해 PMO(프로젝트 관리 조직)가 직면한 과제에 대해 이야기하면서, 이번에는 호주 기업의 CIO와 수백 번 나눈 대화를 회상했습니다. 이 임원은 지난 5년 동안 PMO를 설치하기 위해 투입된 시간과 자원에 대해 설명했다고 합니다.
CIO는 “우리가 지출한 모든 비용에 대해, 우리가 투자한 만큼의 효과가 있는지 잘 모르겠어요. 이유를 말씀해 주시겠어요, Mark?”라고 물었습니다. Perry는 이에 대해 “그럼 PMO가 해결하고자 하는 프로젝트와 관련된 주요 이슈 및 기회가 무엇인지, 그리고 PMO가 신뢰하는 비즈니스의 최고 가치는 무엇인지 말씀해 주시겠습니까?“라고 답했습니다. “제가 그 질문을 하자 정적이 흘렀고 약 5초 후에 CIO는 ‘최고 가치..? 5년 동안 PMO에서 일하면서 그런 질문을 받은 것은 처음입니다.’라고 답했습니다.”
Perry는 자신을 “비즈니스 중심의 PMO 에반젤리스트”라 설명합니다. Perry는 약 20년 간 프로젝트 관리를 담당해왔고, 현재 컨설턴트로 활동하며 PM 주제에 관한 수많은 기사와 3권의 책을 집필했습니다. “비즈니스에서 필요로 하는 것은 무엇입니까?라는 질문에 대답할 수 있는 CEO는 거의 없습니다. PMO의 75%가 [전략적 계획]을 따르며 최신 모범 사례에 부합하기 위해 노력하고 있습니다. 25%만이 비즈니스 중심적으로 사고하고 있습니다.”
PMO를 위한 전략적 계획이란 무엇인가요?
PMO를 위한 전략적 계획이 무엇인지 정의하기 전에 먼저 PMO가 아닌 것을 살펴보겠습니다. PMO 헌장은 PMO의 역할, 목적 및 기능을 정의하는 조직적 권한인 헌장이 아닙니다. 집행에 치중하는 사업 계획과 실행해야 할 세부 사항도 아닙니다.
전략적 계획은 일련의 작업을 간략하게 설명하는 대신, 지정된 비즈니스 목표를 충족하고, 예산과 시간에 맞춰 작업을 완료하는 데 필요한 리소스와 도구를 식별하는 더 높은 수준을 목표로 합니다.
PMO는 전략적 계획을 통해 기업의 비즈니스 목표를 달성하고 명확한 목표를 설정한 후 이를 달성하는 방법에 대한 로드맵을 제공해야 합니다. 전략적 계획은 끊임없이 변화하는 비즈니스 환경에 대응할 수 있을 만큼 유연하면서도 최종 결과를 지속적으로 주시해야 합니다. 전략적 계획을 수립할 때, 프로젝트 관리 팀은 실행을 넘어 비즈니스 사상가들의 역할을 해야 하며, 안전지대를 벗어나야 할 수도 있습니다.
베테랑 프로젝트 매저인 Bruce McGraw는 “전략 계획의 새로운 얼굴”이라는 기사에서 기획자들과 기획 관리자들이 다른 기획자들이 무엇을 하는지, 그리고 그들이 그 과정에서 가져오는 가치를 제대로 이해하지 못하기 때문에 프로젝트와 전략 계획들이 곤경에 처할 수 있다고 지적합니다.
McGraw는 기업들이 전략 기획 과정의 초기에 프로젝트 관리자들을 끌어들여 “전략 기획과 프로젝트 관리 기획 과정 사이의 가교를 구축할 필요가 있다”고 주장합니다. 전략 기획자들이 너무 높은 목표를 잡을 수도 있지만, 프로젝트 관리자들은 매일의 실용성을 생각하며 일하고 있습니다. 서로의 역할을 이해하고 함께 일함으로써, 같은 높이에서 나는 법을 배울 수 있습니다.
그러나 Perry는 “PMO에서는 비즈니스 언어를 사용하지 않는다”는 점에서 이 문제의 걸림돌 중 하나를 지적합니다. 대부분 프로젝트 관리하는 법은 알고 있지만, 비즈니스 전체를 관리한 경험은 적습니다. “따라서 프로젝트 모범 사례에 대해 말하는 것이 편할 때가 많으며, 프로젝트 관련 문제 및 기회 측면에서 비즈니스 전략에 대해 이야기하는 것은 능력 밖의 일이기도 합니다.”
건전한 전략적 계획을 위한 로드맵
전략적 계획은 성공적인 프로젝트 결과를 달성하는 데 필요한 도구와 리소스를 잘 배치해야 합니다. 이를 통해 현재 비즈니스 우선순위와 이를 달성하기 위한 수단을 정립하고, 단기 및 장기 목표를 모두 충족하는 방법을 결정할 수 있습니다.
2017년 KPMG 설문조사(“비즈니스 성과 내기”)에서 기업의 구조와 리소스가 전략에 부합하면 27% 더 많은 프로젝트가 성공적으로 실행된다는 사실을 발견했습니다. 잘 실행된 전략 계획을 준수함으로써 프로젝트 관리자는 더 나은 정보에 입각한 결정을 내리고, 팀 구성원 및 이해관계자 간의 커뮤니케이션을 개선하고, 리소스를 더 현명하게 사용하고, 프로젝트를 더 효율적으로 완료합니다.
여러 출처와 논의된 비즈니스 유형에 따라 전략 계회을 수립하는 단계에는 차이가 있지만, 일반적인 주요 단계에는 다음이 포함됩니다:
Step 1: 조직의 비전, 미션, 비즈니스 목표를 이해합니다
Perry에 따르면, “PMO에 대한 결과 중심 전략 계획”을 세우기 위해서는 고전적인 계획에서 사용되는 “하향식”을 따르는 것이 유용하다고 합니다. 따라서 회사의 비전, 미션 명세서 및 현재 비즈니스 목표 등 회사의 큰 그림을 명확하게 이해하는 것부터 시작하는 것이 중요합니다. 이 작업이 없으면 회사의 전략 계획에 결함이 발생하고 PMO는 혼란스러워 질 수 있습니다. 이 최상위 프로세스의 일환으로 PMO의 과거 성과를 검토하고 장단점, 잠재적 위협 요소를 식별하고 성장 기회를 개선하여 활용하는 방법을 살펴보는 것도 가치 있을 수 있습니다.
Step 2: 필요한 리소스를 파악합니다
효과적인 전략 계획을 실행할 수 있는지 여부를 이해하려면 조직의 리소스와 자산에 대한 분석이 필수적입니다. 리소스는 일반적으로 다음과 같은 세 가지 주요 범주에 속합니다.
- 재정 — 프로젝트의 실제 비용을 알고 투명하게 공개해야 합니다. 고객이나 경영진이 비용에 대한 현실적인 생각을 가지고 있지 않다면, 그 프로젝트는 자금이 부족할 수 있습니다.
- 사람 — 모든 프로젝트는 팀 구성원이 테이블에 가져오는 스킬에 따라 달라집니다. 따라서 프로젝트 기간 동안 이러한 스킬과 해당 스킬의 가용성에 따라 전략을 수립해야 합니다. 일부 팀 구성원은 프로젝트에 대한 다른 작업 책임과 제한된 시간을 가질 수 있으므로, 이 작업을 수용해야 합니다.
- 자산 — 작업 공간, 소프트웨어 및 라이센스, 컴퓨터 하드웨어, 테스트 장비 등과 같이 구입, 임대 또는 준비해야 할 수 있는 유형 리소스를 포함합니다.
Step 3: 커뮤니케이션 방법을 결정합니다
커뮤니케이션 라인이 명확하지 않아 프로젝트들이 종종 궤도에서 이탈할 때가 많습니다. 프로젝트 관리자와 팀원들은 어떻게 서로 의사소통을 하나요? 프로젝트 이해당사자는 누구이며, 어떤 역할을 하며, 어떤 방식으로 정보를 유지하나요? 상태 업데이트는 어떻게 전달됩니까? 그리고 마감일과 의존성은 어떻게 전달될까요?
Step 4: 진행 상황을 추적하고 충돌을 중재하는 방법을 설정합니다
프로젝트의 타임라인을 설정한 후에는 중요한 이정표, 목표 설정 및 KPI를 포함한 진행률 추적 방법을 설정해야 합니다. 중앙 집중식 추적 방법이 가장 좋으므로 모든 사용자가 할당된 작업과 관련하여 자신이 어떤 위치에 있는지 알 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트의 한 부분이 흔들리는 것을 보고 리소스를 재할당할 수 있으며 다른 부분은 목표를 조기에 달성할 수 있습니다(전원의 압박에 따른 팀원 절약).
PMO는 프로젝트 진행 상황을 지속적으로 파악함으로써 필요할 때 PMO가 피벗을 수행하고 전략 계획을 수정할 수 있도록 지원합니다. 또한 팀 구성원, 이해 관계자 및 공급업체의 복잡한 프로젝트에서 충돌을 피하기 어렵기 때문에 조정 프로세스를 수립하여 팀 구성원, 이해 관계자 및 공급자가 해결되었는지 확인할 수 있습니다.
Step 5: 계획에 유연성을 확보합니다.
전략적 계획이 명확하게 제시되는 만큼, 모든 사람이 자신의 역할, 즉 작업 방식, 리소스 배치 방식 및 진행 상황 추적 방법을 이해합니다. 이 내용은 쉽게 작성되어서는 안 됩니다. 상황이 바뀌고 새로운 통찰력이 확보되므로, 전략적 계획은 직무와 같이 변화하고 성장할 수 있어야 합니다.
누구의 보스인지 기억하세요
Perry는 좋은 전략적 계획이란 프로젝트의 중요한 성공 요인이 무엇인지와 같은 중요한 비즈니스 질문에 대해 답할 수 있는 것이어야 한다고 주장합니다. 이는 관련 사업부 구성원과 회사 임원, 특히 CFO가 이해할 수 있는 언어로 이루어져야 합니다. 그러나 PM이 보다 전략적이고 효과적으로 작업하기 위해서는 “골든 룰(Golden Rule)”이라는 것을 기억해야 합니다.
“기억하세요, 자신의 PMO가 아닙니다. PMO는 리더쉽 팀에 속해 있습니다. 그러니 여러분은 자신이 생각하는 해결책을 고집하는 것을 그만둬야 합니다. 문제가 무엇인지 먼저 듣고 [해결]할 수 있는 방법을 제공해야 합니다. 그러면 일의 앞뒤 순서를 뒤바꾸는 고전적인 실수는 피할 수 있을 것입니다,”
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