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M Booth를 만나다
M Booth는 여러 수상 경력에 빛나는 글로벌 디지털 커뮤니케이션 대행사입니다. 이 기관은 전 세계 32개 시장에서 기업, 소비자, 음식 및 라이프 스타일 등 다양한 업계의 고객을 보유하고 있습니다.
본사 사무실은 미국 샌프란시스코와 뉴욕에 있으며 마케팅&PR 산업군에 속해있습니다. 본사에는 260명 이상이 해당 기업에 근무하고 있습니다.
M Booth는 전통적인 PR 에이전시로 시작했으며 지난 몇 년 동안 디지털 및 크리에이티브 서비스를 성장시키는 데 중점을 두었습니다. 처음에는 두 명의 디자이너였지만 현재는 비디오 작가, 사진작가, 애니메이터, 카피라이터, 프로젝트 관리자, 크리에이티브 디렉터, 아트 디렉터 등 30명으로 구성된 크리에이티브 부서로 성장했습니다.
프로젝트 관리 책임자인 Ryan Quick과 프로젝트 관리자인 Kyle McEwen은 다른 모든 부서와 협업하며 크리에이티브 측면에서 업무를 수행합니다.
문제점
Ryan이 M Booth에 처음 입사했을 때 팀에서는 Basecamp를 사용하고 있었습니다. 작았던 팀이 큰 규모의 부서로 확장되기 시작하면서 프로젝트 관리자는 점점 모든 프로젝트의 진행 상황을 추적하기가 어려워졌습니다.
“저는 모든 작업이 제출된 이후 Basecamp에 들어가 모든 것을 한곳에서 볼 수 있도록 스프레드시트에 붙여 넣었습니다. 그래야만 팀 간 업무를 분배할 수 있을 것입니다. 가장 지루한 프로세스였습니다.”라고 Ryan은 말합니다.
“스프레드시트와 Basecamp에 업데이트하는 것을 잊어버린 경우 더 이상 동기화되지 않았고 복사 및 붙여넣기에서 발생하는 오류가 너무 많았습니다.”라고 Kyle은 말합니다.
해결사 먼데이닷컴!
왜 monday.com입니까?
Kyle이 팀에 합류한 직후 Ryan은 모든 프로젝트에 대한 높은 수준의 개요를 얻고 누가 작업을 했는지 한눈에 이해할 수 있는 방법이 없었기 때문에 이를 해결할 수 있는 소프트웨어를 탐색하기 시작했습니다. 그들은 Trello, Asana 및 기타 플랫폼을 조사하던 중 프로젝트 코디네이터 중 한 명이 monday.com에 문의했던 내용을 발견하였습니다.
“내가 주목한 첫 번째 사항은 인터페이스가 실제로 시각적이고 커스터마이징이 가능하다는 것입니다. Kyle은 회사 의사결정자들에게 monday.com을 업무용 OS로 채택해야 하는 이유에 대해 발표했습니다. 그들은 우리가 플랫폼에서 본 것을 즉시 이해하였으며 우리에게 긍정적인 피드백을 주었습니다”
설계 요청 간소화
디자인 팀은 30명 이상의 디지털 전략가들로부터 매달 모든 규모의 400 ~ 500건의 요청을 받습니다. 경우에 따라 PR에서 추가적인 초대장 및 브로셔 디자인 요청을 받기도 합니다. Kyle은 “Basecamp에서는 Google 고객의 모든 요청을 한곳에서 함께 볼 수 있는 방법이 없었습니다.”라고 말했습니다.
이 프로세스를 능률화하기 위해 Kyle은 모든 요청을 한곳에서 수집하는 마스터 워크플로우 앱을 만들어 클라이언트와 전략가들이 제출한 모든 요청을 한눈에 쉽게 확인할 수 있도록 하였습니다. 이제 프로젝트 관리자는 디자이너를 쉽고 정확하게 배정하고 요청에서 완료까지 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
번아웃을 피하면서 생산성 극대화
Kyle은 포인트 시스템을 만들어 프로젝트 내의 각 업무를 완료하는 데 필요한 것들을 예측했습니다. 그는 이제 포인트 시스템을 대시보드에 반영하여 디자이너들의 역량을 시각화하고 다른 부분에도 유사한 가시성을 제공할 수 있도록 개선하였습니다.
“우리는 일주일에 약 270 포인트의 업무량을 할 수 있습니다. 따라서 사람들이 무언가를 해낼 여력이 있는지 물어볼 때, 세부 사항을 파악하지 않고도 디자이너가 번아웃을 오는 것을 피할 수 있습니다. 우리는 또한 이 데이터를 사용하여 더 많은 디자이너를 고용해야 할 때를 대비합니다.”라고 Kyle이 말했습니다.
Kyle과 Ryan은 요청이 접수되고 디자이너가 작업을 수행할 수 있는지 확인할 수 있도록 워크로드 기능을 사용합니다.
수동 반복 작업 자동화
“우리는 전략 팀에 언제 무엇을 했는지 메시지를 보내기 위해 많은 시간을 할애했습니다. 그리고 우리는 일주일에 수백 가지 일을 하므로 가장 작은 작업조차 언제 완료했는지 수작업으로 계속해서 알려주어야 했습니다. 덕분에 우리는 비서 업무를 수행하고 있다는 생각이 들었습니다. 이제 monday.com의 자동화를 사용하여 재능과 전문 지식이 필요한 프로젝트 관리 작업에 집중할 수 있습니다.
정확한 비용 추정
monday.com 이전에 프로젝트 관리자는 프로젝트의 다양한 단계를 완료하고 그에 따른 시간과 비용을 “추측”했습니다. 이제 monday.com 보드에서 직접 시간 추적 기능을 사용하여 프로젝트 비용을 정확하고 효과적으로 예측할 수 있습니다. Kyle은 “유사한 프로젝트의 데이터를 하위 항목 수준까지 추적한 다음 해당 데이터를 기반으로 견적을 생성할 수 있기 때문에 프로젝트의 시간과 비용을 점점 더 정확히 예측하고 있습니다.”라고 말했습니다.
견적 광고를 액션으로 전환
“견적을 monday.com으로 옮기고 각 단계를 하위 아이템으로 나열하기 시작했습니다. 또한 아이템이 승인될 경우 디자이너 요청 보드에 자동으로 아이템을 만들어 디자이너가 작업을 시작하는 것을 알 수 있도록 자동화 기능을 추가했습니다. 또한 다양한 광고에 대한 대화를 각 작업을 실행하기 전에 나누기에 매우 편리합니다.”라고 Kyle은 말합니다.
“이제 모든 사람이 재능을 발휘하는데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 더 나은 디자이너가 되고 더 나은 PM이 되고, 더 나은 클라이언트 관리자가 됩니다. 그러면 전체적으로 더 나은 팀으로 협업하게 됩니다.”
카일 맥에 웬 – M Booth 프로젝트 관리자
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