회사 전체를 매일 운영하려면 뛰어난 IT 운영 팀이 필요합니다. 직원의 요청, 새로운 소프트웨어 시험, 자산 관리, 신입 직원 온보딩 등 IT 운영 팀이 해야 할 일은 무궁무진합니다.
이 워크플로우 가이드에서는 IT 운영 전반의 프로세스를 간소화할 수 있는 세 가지 보드를 소개합니다. 해당 보드들은 신입사원의 IT 온보딩과 인벤토리 관리 및 조달 프로세스에 초점이 맞추어져 있습니다. 또한 최적의 워크플로우를 만들기 위해 필요한 뷰, 자동화 등의 기능도 소개해 드리겠습니다.
IT 온보딩 보드 설정하기
이 보드의 본질은 가능한 한 물질적인 제한을 없애고, 새로 입사하는 팀원이 신속하게 일을 배울 수 있도록 하는 것입니다. 이를 통해 전체 온보딩 프로세스를 간소화하여 성장하는 기업의 요구를 충족하고, 여러 직원의 온보딩을 동시에 수행할 수 있습니다. 신규 직원의 이름과 기타 중요한 세부사항은 대개 인사팀에서 오므로, 팀 간 협업이 여기서도 이뤄질 것입니다.
이 보드는 시간별로 그룹화되어 있습니다. 신규 직원이 매달 올 수도 있으니까요! 각 직원은 아이템으로 추가되며, 참조를 위해 IT 부서 담당자와 HR 부서 담당자가 할당됩니다. 각 컬럼에는 장비 구입, 서비스 액세스, 특정 권한 등 온보딩 프로세스에 중요하고 필요한 작업이 반영됩니다.
자동화 리마인더로 스트레스 줄이기
IT 팀은 해야할 일이 많습니다. 자동화를 통해 수동 작업을 제거하면 일의 부담을 줄일 수 있습니다. 자동화 리마인더를 통해 중요한 마감일이 다가오면 자동으로 알림을 받고, 그에 따라 계획을 세울 수 있습니다. 아래는 저희가 보드에 추가한 필수 자동화입니다:
다른 종류의 자동화를 보려면 여기를 참고하세요.
팁: 보드 필터를 추가하여 특정 상태 또는 할당된 작업만 볼 수 있습니다. 보드 필터에 대해 알아보려면 여기를 참고하세요.
타임라인으로 시각화하기
계획을 세울 때 타임라인을 보는 게 더 익숙하신가요? 그렇다면 타임라인 뷰를 활용하면 됩니다. 매일, 매주 또는 매월 신규 직원의 참여를 시각화하고 항상 한발 앞서 나가세요!
인벤토리 관리 보드 설정하기
이것은 핵심 인벤토리 보드로, 회사의 모든 IT 장비에 대해 추적하고 관리할 수 있도록 지원합니다. 이 보드는 다양한 유형의 장비에 따라 그룹화되며, 유지 보수 작업이 필요한 모든 하드웨어를 관리할 수 있는 전담 상위 그룹과 함께 제공됩니다. 작업물당 일련번호(현재 사용 중인 직원)와 다양한 컬럼 유형을 사용하여 마지막 확인 날짜 및 인도 날짜와 같은 중요한 날짜를 확인할 수 있습니다.
더 많은 자동화를 사용하여 워크플로우 강화하기
이전 보드의 자동화와 마찬가지로, 이러한 자동화는 몇 개월마다 장비를 보내고, 오래된 하드웨어를 교체하고, 고객이 연락하기 전에 회사에 먼저 연락하는 등의 업무를 수행할 수 있도록 합니다.
조달 프로세스 보드 만들기
마지막 보드는 원활한 협업과 개인 정보 보호/법적 표준이 항상 충족되도록 하는 매우 중요한 보드입니다. 조달 프로세스는 모든 유형의 기업이 새로운 제품과 서비스를 테스트, 분석 및 도입하는 일반적인 관행입니다. 이 보드는 회사 전체의 다양한 이해관계자가 쉽게 협업하고 구매를 승인할 수 있도록 하는 승인 보드 역할을 할 것입니다.
검토해야 하는 모든 새로운 서비스는 맨 위에 있는 “검토” 그룹에 배치됩니다. 나머지 보드는 부서별로 그룹화되어 있어서 어느 부서에서 어떤 승인된 서비스를 요청했는지 정확히 알 수 있습니다. 검토 단계에서는 IT 팀, POC 소유자, 재무, 법률 및 보안 팀의 다양한 승인 단계를 거치게 됩니다. 최종 승인 스탬프가 접수되면 해당 부서로 서비스를 이전할 수 있습니다.
날짜 리마인더로 모든 것을 완벽하게 수행하세요
서비스 관리의 중요한 부분은 라이센스 및 결제 갱신을 보장하는 것입니다. 회사 전반적으로 너무나 많은 서비스가 사용되고 있기 때문에, 이런 서비스들을 관리하기 어려워질 수 있습니다. 날짜 리마인더 자동화는 갱신 날짜가 도래하는 즉시 빠른 알림 메시지를 보내 이 프로세스를 단순화합니다. 그렇게 하면 날짜를 외울 필요도, 메모지를 사용할 필요도 없습니다. 시스템이 여러분을 대신하여 힘든 일을 할 거니까요!
팁: 자동화를 활용하는 또 다른 강력한 방법은 한 담당자가 새 플랫폼을 승인할 때마다 다음 담당자가 해당 플랫폼을 살펴보고 승인할 차례라는 알림을 제공하는 것입니다. 이렇게 하면 모든 담당자들 간에 소모되는 시간이 줄어듭니다. 자동화 센터에서 ‘When a status changes to something, notify someone(상태가 변경되면 다른 사용자에게 알립니다)’이라는 자동화를 검색해 보세요.
노트 및 업데이트 섹션을 통해 공동 작업을 수행하세요
업데이트 섹션 및 상태 라벨 노트를 사용하여 커뮤니케이션 및 협업을 훨씬 쉽게 수행할 수 있습니다. 각 서비스의 맥락 안에서 팀원을 멘션하고, 의견을 제시하고, 중요한 정보를 작성합니다. 이메일 스레드를 검색할 필요 없이 소중한 시간을 절약하세요.
뷰 및 대시보드를 사용하여 인사이트를 얻으세요
각 보드는 다양한 뷰와 대시보드를 통해 데이터의 개요와 드릴다운을 제공할 수 있습니다.
특정 시점에 입사한 모든 직원이 어디에 있는지, 재고 중 가장 많은 유지 보수를 필요로 하는 것은 어떤 것인지, IT 팀 구성원 중 어느 직원이 업무를 초과 또는 과소 할당했는지에 대한 개요를 얻을 수 있습니다.
확인해야 할 한 가지 중요한 보기는 차트 뷰입니다. 아래에서는 어떤 팀이 가장 빠르게 성장하는지(영업) 그리고 어느 팀이 가장 많은 신입 사원을 채용했는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
여러 보드에서 데이터를 가져와서 IT 운영 전반의 업무를 한눈에 보려면 대시보드를 활용해 보세요.
요약
- IT 온보딩 보드는 입사한 신규 직원의 모든 IT 작업을 관리하는 데 사용됩니다.
- 자동화와 일정에 따라 IT 팀은 최대한 원활히 업무를 전환할 수 있습니다.
- 인벤토리 관리 보드는 모든 인벤토리를 추적하여 모든 인벤토리를 업데이트하고 유지 및 관리합니다.
- 마지막 보드인 조달 프로세스 보드는 조달 프로세스를 간소화하고 단순화하여 부서 간 협업을 그 어느 때보다도 쉽게 수행할 수 있습니다.
- 자동 날짜 알림은 작업을 계속 실행하는 필수 서비스에 대해 제때 결제가 이루어지도록 합니다.
- 마지막으로, 뷰와 대시보드는 모든 IT 작업에 대한 개요와 분석을 제공하므로 향후 더 나은 계획을 수립, 추적 및 구현할 수 있습니다.
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