대기업 A 회사에 방문 세미나 요청이 오고 난 후 이것저것 그 부서에 필요한 자료들을 준비하고 그 팀의 부장님과 관련 팀원분들과 미팅을 하였습니다. 미팅을 시작하려하는 데 부장님이 매우 시큰둥해 보이셨습니다. 기분이 안 좋은 일이 있으신가??? 생각하다가 이야기를 듣고보니 팀원들이 다른 회사에서 먼데이닷컴을 쓰는 것을 보고 업무의 높은 집중도와 효율성을 보고 부장님께 이러한 시간을 일단 가져보자고 요청하여 이 방문 세미나가 이루어지게 된 것이었습니다.
지난 1년간 전국 곳곳의 회사들을 방문하며 먼데이닷컴 세미나를 진행하면서 ‘스마트워크’ ‘협업툴’ ‘SaaS’ ‘클라우드 기반 솔루션’ 이러한 키워드들에 대해서 많은 걱정과 우려를 내비치셨던 부장님, 이사님, 대표님 들을 많이 뵈었기 때문에.. 또한 그러한 걱정과 우려사항들에 대한 것들이 40~50대+ 한국의 c레벨, 임원진분들에게는 당연하다고 저 또한 느껴져서 이렇게 하나의 글로 다양한 의견들을 담아보기로 하였습니다.
먼데이닷컴이 만난 한국 대기업 부장님, 임원분들의 질문 TOP 7
Q1 . 지금도 일이 잘 되고 있는 데, 또 뭔가를 도입하게 되면 또 일이 추가가 되는 것이 아닌가?
우리는 기존에 이미 다양한 업무용 툴들을 사용하고 있었습니다. 커뮤니케이션으로는 이메일, 사내 메신저를, 업무현황 공유로는 엑셀을, 결재/승인 절차는 그룹웨어 등을 사용하고 있었습니다. 그러나 현재 사용중인 대부분의 툴들은 1990년대~2000년대 초반에 만들어진 것들입니다. 트렌드와 일하는 속도에 맞춰 업그레이드를 했다고 하지만 설계 당시와 비교할때 지금은 전혀 다른 시대 되었습니다. (코로나로 인해 시대가 변화하는 속도가 더 가속이 붙기도 하였습니다.) 그렇기에 점점 많은 기업들이 한계점에 도달하고 있어 업무환경을 바꿔나가고 있습니다.
하루에 수 없이 오가는 이메일..온갖 팀 이메일의 루프에 cc로 들어가게되면 이메일 인박스의 70~80%는 그냥 안 읽게 되기도 하고 누락이 되는 업무도 생기기 마련입니다. 이러한 것으로 인해서 또 하나를 뭔가 추가로 도입하는 개념이 아닌, 업무 환경 자체를 효율적으로 재정비한다고 보시면 됩니다.
업무의 효율성, 생산성을 중요하게 생각하시는 분들은 알아서 이러한 툴을 도입하는 것을 추진하십니다. 왜냐하면 그 분들은 이 과정이 하나의 일을 더 추가하는 것이 아니라 일의 과정이 투명하게 보여지고 진행 속도와 피드백이 빨라져 결과적으로 시간 대비 일의 효율이 향상되는 것을 아시기 때문입니다. 다만 이것을 경험해보지 못하고 익숙하지 않다면, 또 하나의 일을 ‘추가’한다고 잘못 생각하시는 경우가 많습니다. 그리고 정체되어 기존의 일들을 야근을 하거나 더 많은 핑퐁 커뮤니케이션 절차를 거쳐가며 비효율적으로 마무리를 하시고 계십니다. 또는 기약 없이 최종 결과나 피드백을 마냥 기다리고 최종 장표가 오면 다시 또 빨간펜으로 수정되어 영양가 없는 업무 사이클이 돌고 또 돌고 있을 것입니다.
Q2. 우리나라는 지시와 보고 문화가 있다. 결재 시스템이 되야하는데, 서구식 시스템에서는 그런 것이 가능한가?
먼데이닷컴은 업무 task 중심에 대한 커뮤니케이션을 진행하고 철저하게 ‘어떻게 하면 일을 효율적으로 잘 마무리할 수 있을까?’에 집중한 툴입니다. 만약에 그 업무 과정 중에 ‘결재’라는 절차가 꼭 필요하다면 기존의 결재 시스템을 사용하면서 먼데이닷컴을 사용하시면 됩니다. 이 모든 것을 하나의 툴에 다 통합하려고 생각하시면 어느 한쪽으로 치우쳐져서 이도 저도 아닌 상황이 될 수 있습니다.
말씀하신 것처럼 서구적인 시스템에서는 위, 아래 문화를 강조하기보다는 업무에 대한 본론에 집중하여 진행 중인 일을 빠르고 정확하게 끝내는 것에 집중한 커뮤니케이션을 강조합니다. 저의 경험으로는 ‘결재’라는 것이 해외 상사분과 이메일에다가 approved라고 답장을 한 것도 일종의 결재 사인이 되었습니다. 반면에 완전히 상반된 이메일 경험도 겪은 적이 있었습니다. 어떤 동료분이 전형적인 한국 회사에서 이직을 하셨는데 매번 저는 그분의 이메일을 받을 때마다…이야기하고자 하는 것이 무엇이지? 물음표가 가득했습니다. 왜냐하면 이메일에서 말하고자 하는 것은 딱 한 줄이었는데 너무 구구절절 이메일이 길었기 때문입니다. 이유를 들어보니 그분의 이전 회사에서 형식을 따져가며 이메일 도입 인사, 요청 어조의 선택, 마무리 인사말 등을 신경 써서 이메일을 주고받아야 했었다고 합니다. 그런 것을 생각하려다보니 막상 이메일을 보내고자 했던 목적이 모호해져 버린 것입니다. 참으로 비효율성적인 커뮤니케이션의 표본이었습니다.
아직도 많은 한국 회사들이 결재를 위한 양식에 문서를 작성하고 출력하여 얼굴을 꼭 맞대고 보고하는 과정을 거치는 문화가 있다고 합니다. 이는 ‘기술’의 발전을 외면한 체 그 익숙한 문화를 계속 유지시키는 것 같습니다. 그래서 기존의 결재 문화를 그대로 유지하고자 하신다면, 결재 가능한 시스템에 추가적으로 업무 효율에 집중한 먼데이닷컴을 사용하시면 됩니다. ‘업무 효율성’을 올리는 것은 부가적인 절차에 쓰이는 시간을 줄여 결과를 내는데 들어가는 실제 업무 시간을 줄이는 것입니다. 그러므로 결재 시스템 + 업무 효율성을 강조하는 툴 .. 이 2개가 공존하는 것을 찾는 것이 아닌 병행 구조로 나가야합니다. 기존의 패러다임을 아예 뒤바꾸자는 것이 아니라 같이 활용하는 구조로 생각하시면 됩니다.
Q3. 지금도 사용하고 있는 툴들이 많은데, 업무량은 그대로인데 또 다른 툴을 언제 배우는가?
사실상 임원진, c-level 분들은 이러한 툴들의 사용법을 하나하나 배우실 필요가 없습니다. 대시보드라는 기능을 통해서, view 기능을 통해서 실무진들이 작성한 것을 일목요연하게 시각화된 것을 살펴보기만 하면 되시기 때문입니다. 현재 실무를 담당하고 있는 사람들은 대부분 밀레니얼, MZ 세대들로 구성이 되어 있습니다. 이들은 새로운 툴을 배우는 속도가 더 빠르고 장기적으로 보았을 때 효율적이라고 생각되면 변화에 오히려 긍정적인 세대입니다. 더불어 대면 미팅, 유선 커뮤니케이션, 비효율적인 이메일과 메신저 소통을 부담스러워합니다. ‘어차피 야근을 해야 하니까 오랫동안 사무실을 시켜야지’라는 생각보다는 ‘얼른 일을 효율적으로 잘 끝내서 나의 시간을 갖고 싶다’고 생각하는 직원들이 훨씬 많아진 것입니다. 그러므로 업무 처리의 속도가 느리다면 오히려 일을 잘 못하는 사람이라고 생각하기도 합니다. 현시대의 페이스와 트렌드에 맞지 않는다고 생각하기 때문입니다.
모든 업무가 한 가지 툴로 통일될 필요가 없습니다. 자기 필요에 맞게, 자기가 업무에서 가장 중요하게 생각하는 요소 (생산성, 효율성)를 생각한다면 이 툴을 익히는 것이 엄청난 산 넘어 산의 일이 아닙니다.
Q4. 클라우드 베이스라면, 정보 보안이 걱정이다. 설치형 (온 프레미스 버전)은 없는가?
온 프레미스 버전 계획은 먼데이닷컴에서 일절 없습니다. 그러나 엔터프라이즈 요금제에서 기존 강화된 보안에서 한 차례 더 강한 보안을 제공하고 기존 인증 서비스들과도 연동을 해서 사용자들에 대한 관리가 철저하게 이루어지고 있습니다. 먼데이닷컴의 경우 현재 전 세계 100,000개 이상의 조직 정보를 관리합니다. 고객이 가장 높은 표준으로 데이터를 보호하기 기대하고 매우 안전하고 안정적인 클라우드 환경을 기대하는 것을 알고 있기에 엄격한 국제 표준 및 규정을 준수합니다. 먼데이닷컴의 보안 모델 및 제어는 ISO 27001, ISO 27018 및 OWASP Top 10과 같은 국제 표준 및 업계 모범 사례를 기반으로 합니다.
Q5. 실무자들이 새로운 툴을 받아들이는 것에 부담을 느끼면 어쩌나?
세계적인 기업 HSBC에서 150명으로 시작을 해서 현재 1600명이 각 글로벌 리전에서 하나의 계정으로 협업을 하고 있습니다. HSBC에서도 시작은 한 팀에서 먼데이닷컴의 필요성을 느껴서 사용을 시작하였고 자연스럽게 실무자들의 니즈에 따라 옆 팀, 그 옆 팀의 옆 팀 이런 식으로 확장을 하게 되었습니다. 현재는 다양한 팀이 다양한 용도로 그 팀의 목적성에 맞게 먼데이닷컴을 복합적으로 사용하고 있습니다. 이렇게 먼데이닷컴은 전 세계적으로 다양한 산업 군에 맞는 사례들을 가지고 있으며 이를 참고하여 국내에도 규모 상관없이 성공적으로 도입할 수 있도록 SPH에서 트레이닝 및 가이드를 도와드리고 있습니다.
모든 것을 한 번에 변화하는 것은 어렵기도 하고 실제로 사람들이 두려움을 느끼기도 합니다. 처음부터 전사적으로 도입을 할 필요도 없습니다. 하나의 팀에서 필요에 의해서 테스트도 해보고 사용을 하다 보면 그 필요성이 점차 확장되어서 이 툴을 부담으로 느끼는 것이 아니라 하나의 업무 문화로 느끼게 될 것입니다. 모든 것이 완벽히 완성이 된 상태에서 전파되는 개념이 아니라 실무진들이 업무를 하면서 먼데이닷컴에 쌓이고 그런 것들이 점차적으로 확장되어나가는 개념이라고 보시면 됩니다.
Q6. 코로나 이후에 MS팀즈, 슬랙 등 다양한 협업툴이 출시되고 있는데 다 무엇이 다른가?
각각의 툴마다 자기만의 특성이 있고 주력하는 기능들이 있습니다. 팀즈나 슬랙의 경우에는 즉각적인 커뮤니케이션에 좀 더 집중한 툴입니다. 먼데이닷컴의 경우 업무 자체에 집중하여 기업 운영의 핵심을 관리하는 소프트웨어라고 보시면 됩니다. 예를 들어서 기록을 효과적으로 정리하고 저장하고 싶다면 노션이나 에버노트 같은 툴을 사용하면 되고, 즉각적인 커뮤니케이션이 업무에서 중요한 요점 중에 하나라면 팀즈나 슬랙 같은 툴을 사용하시면 됩니다. 먼데이닷컴의 경우는 각각의 특성들을 하나의 플랫폼에 통합하여 더 강력한 시너지를 낼 수 있는 워크스페이스를 생성합니다.
하나의 보드를 가지고 잘 커스터마이징해서 내 입맛에 맞게 우리 조직의 워크플로우에 맞게 변화를 시켜 활용할 수 있는 것이 먼데이닷컴입니다. 그러므로 모두를 위한 협업툴 먼데이닷컴 이라는 것이 단순히 먼데이닷컴을 표현하는 한 줄의 카피에 불과한 것이 아니라 실제적으로 영업팀, 인사팀, 연구개발팀 등의 다양한 조직의 사례를 담은 샘플 템플릿을 제공하며 활발히 활용되고 있습니다.
이러한 협업툴을 고려를 하게 되었다는 점은 업무를 진행하는 데 있어서 어떠한 불편한 포인트가 있거나, 개선하고 싶은 포인트가 있었을 때 이러한 것들을 고려하게 되었을 것입니다. 현재의 업무 흐름이 너무나 효과적으로 잘 진행이 되고 있고 티끌 하나 없는 프로세스라면 고려조차 하지 않았을 것입니다. 이러한 업무 개선을 통해서 더 나은 업무 환경과 조직 문화를 구축하고자 한다면 먼데이닷컴이 이러한 부분들을 강력하게 서포트할 것이라고 생각됩니다.
Q7. 해외 사례 말고 국내 기업이 전사적으로 도입한 사례가 있는가?
계속해서 bottom up 구조로 확장의 확장(처음 먼데이닷컴 사용자 10명 > 30명 > 200명 > 500명)을 거쳐 쿠팡에서 현재 약 1000여명이 함께 사용을 하고 있습니다. 쿠팡 외에도 롯데호텔, 코스콤, 인크로스, SKC, 오리온 등 다양한 산업 군에서 다양한 팀 조직들이 협업툴에 대한 필요성을 많이 느껴 도입하는 추세입니다. 또한 국내 유망한 스타트업 중 코딩 로봇 ‘모디’로 SW 교육을 선도하는 ‘럭스로보’라는 곳에서 100명이 전사적으로 사용하고 있습니다. 한국 대기업의 경우, 설치형 버전을 요구하는 경우가 많다 보니 그런 부분에 물음표가 아직은 있습니다. 하지만 계속해서 한국 기업들에서 먼데이닷컴을 도입하고 있고 다양한 산업 군의 모범 활용 사례들이 계속해서 축적되어가고 있습니다.
>>먼데이닷컴 한국 사용자 활용 사례 이야기 바로 가기 (골밀도 진단 의료기기 회사, 글로벌 루프탑 텐트 제조 수출회사, 3D 프린팅 회사, 디자인 에이전시, 워드프레스 컨설팅 에이전시 등)
과거에는 CEO나 임원이 결정을 내리면 전사적으로 변화를 가져오기도 하고 그것에 대한 많은 이야기들이 나오기도 하였습니다. 하지만 지금은 시대가 변화하였고 팀장이 아니더라도 실무자들이 좀 더 나은 효율성, 생산성에 포커스를 맞추어 각자의 니즈에 맞는 툴을 고를 수 있습니다. 실제 업무에 적용하여 효과를 입증한 후, 의사 결정권자들에게 알려주는 것이 좀 더 신뢰 있고 정확도 높은 도입 절차가 될 수 있습니다. 한 팀에서 먼데이닷컴을 써서 효과적인 부분을 경험을 하고 업무 성과를 낸 후에 다른 팀이나 외부 클라이언트 회사에서 도입을 고려하고 있을 때 저희가 가장 뿌듯함을 느낄 때이기도 합니다.
