<ㅍㅍㅅㅅ>는 시사, 문화, IT, 생활 등 다양한 영역에서 자체 제작 포스팅과 기고글로 운영되는 온라인 매거진 사이트입니다. ㅍㅍㅅㅅ 아카데미 최기영 본부장님께서 직접 먼데이닷컴을 활용하는 법에 대해서 공유해주셨습니다.
새로운 것에 빠르게 도전해보는 회사 분위기에 따라, ㅍㅍㅅㅅ는 먼데이닷컴(monday.com) 역시 사용해 보았습니다. ㅍㅍㅅㅅ은 먼데이닷컴에 대해 ‘테이블 형태의 관리 대장’을 만들어 주는 툴이라고 평가하였습니다.
먼데이닷컴에서는 업무를 엑셀이나 스프레드시트의 테이블 형태로 기록할 수 있고 보드(Board)→그룹(Group)→아이템(Item)으로 업무 단위를 쪼개 관리할 수 있습니다. 보드 등 모든 구조에 대해 커스텀이 가능합니다. 보드를 처음 생성하시게 되면 담당자, 상태, 날짜 컬럼에 데이터를 입력할 수 있으며, 해당 컬럼들을 추가하거나 그 외 컬럼을 추가할 수 있습니다.
ㅍㅍㅅㅅ 관계자분은 먼데이닷컴을 업무에 활용하면서 가장 큰 힘이 된 것은 연동(integration)과 자동화(automation) 기능이라고 말씀해 주셨습니다. 말 그대로 다른 업무 툴을 연동하고 수동으로 업무를 했던 것을 자동화하는 기능입니다. 설문을 받으면 자동으로 회신 메일을 보내고, 특정 기준에 따른 데이터 분류가 가능합니다.
픗픗아카데미의 여러 업무 중 가장 수동적인 업무는 바로 세금계산서 발행 업무입니다. 회사에서 수강료를 지원해 주는 경우, 각 회사에서 바로 픗픗아카데미에 입금을 하고, 세금계산서 발행 요청을 하는 경우가 있습니다. 이 업무의 절차는 다음과 같습니다.
여러 가지 세부 절차로 인해 사업자 정보가 잘못 전달되는 등 업무 재작업, 지연 요인이 어느 정도 있었다고 합니다. 하지만 먼데이닷컴 도입 이후 위와 같은 절차가 아래와 같이 간소화해졌다고 합니다.
담당자가 고객에게 세금계산서 발행 관련 먼데이닷컴 양식 링크만 전달하면 신청 절차는 모두 완료되며, 먼데이닷컴 자동화 기능을 통해 세금계산서가 발행되는 즉시 고객에게 통보됩니다. 해당 기능을 구현하는 자세한 방법은 다음과 같습니다.
위와 같이 양식을 생성하고, 고객사가 해당 양식에 맞춰 정보를 입력하면 아래와 같이 데이터가 아이템 형식으로 저장됩니다. 보드에 새로운 아이템이 생성되면 해당 업무를 담당하고 있는 팀원에게 알림 메일이 발송됩니다.
그 후 담당자는 해당 정보를 확인한 뒤 세금계산서를 발행한 후 상태(Status) 컬럼을 ‘접수’에서 ‘발행’으로 변경하면 아이템이 자동으로 ‘발행 완료’ 그룹으로 이동하고, 고객사에게 메일이 발송됩니다.
먼데이닷컴의 강점은 코딩 필요 없이, 비교적 단순한 절차로 자동화를 만들 수 있다는 점입니다. 미리 작성된 레시피에 따라 몇 가지 항목만 설정하면 됩니다.
세금계산서 보드에 사용된 자동화 레시피는 다음과 같습니다. ‘상태(status) 컬럼이 어떤 라벨(something)로 변하면, 사람 컬럼에 배정된 사람으로 이메일을 보내라’는 레시피입니다. 이 레시피를 사용하신다면 상태 컬럼의 라벨과, 이메일 주소, 수신인만 설정해 놓으면 됩니다.
이 레시피를 선택한 뒤, 레시피 세부 설정에서 폼으로 받은 정보를 이메일 내용 안에 포함시킬 수 있습니다.
이처럼 자동화 기능을 활용하여 ㅍㅍㅅㅅ (픗픗) 아카데미의 세금계산서 발행 절차가 단순해졌습니다. 단 몇 가지 설정만으로 반복적인 업무를 자동화시킬 수 있습니다.
앞으로도 계속해서 한국 먼데이닷컴 유저들의 실제 활용 사례들을 업데이트해드리도록 하겠습니다. 먼데이닷컴을 무료로 체험해 보고 싶으신 분들은 아래 이미지를 클릭해 무료체험을 신청해 보세요.
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