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<ㅍㅍㅅㅅ>는 시사, 문화, IT, 생활 등 다양한 영역에서 자체 제작 포스팅과 기고글로 운영되는 온라인 매거진 사이트입니다. ㅍㅍㅅㅅ 아카데미 최기영 본부장님께서 직접 먼데이닷컴을 활용하는 법에 대해서 공유해주셨습니다.
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새로운 것에 빠르게 도전해보는 회사 분위기에 따라, ㅍㅍㅅㅅ는 먼데이닷컴(monday.com) 역시 사용해 보았습니다. ㅍㅍㅅㅅ은 먼데이닷컴에 대해 ‘테이블 형태의 관리 대장’을 만들어 주는 툴이라고 평가하였습니다.
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먼데이닷컴에서는 업무를 엑셀이나 스프레드시트의 테이블 형태로 기록할 수 있고 보드(Board)→그룹(Group)→아이템(Item)으로 업무 단위를 쪼개 관리할 수 있습니다. 보드 등 모든 구조에 대해 커스텀이 가능합니다. 보드를 처음 생성하시게 되면 담당자, 상태, 날짜 컬럼에 데이터를 입력할 수 있으며, 해당 컬럼들을 추가하거나 그 외 컬럼을 추가할 수 있습니다.
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ㅍㅍㅅㅅ 관계자분은 먼데이닷컴을 업무에 활용하면서 가장 큰 힘이 된 것은 연동(integration)과 자동화(automation) 기능이라고 말씀해 주셨습니다. 말 그대로 다른 업무 툴을 연동하고 수동으로 업무를 했던 것을 자동화하는 기능입니다. 설문을 받으면 자동으로 회신 메일을 보내고, 특정 기준에 따른 데이터 분류가 가능합니다.
픗픗아카데미의 여러 업무 중 가장 수동적인 업무는 바로 세금계산서 발행 업무입니다. 회사에서 수강료를 지원해 주는 경우, 각 회사에서 바로 픗픗아카데미에 입금을 하고, 세금계산서 발행 요청을 하는 경우가 있습니다. 이 업무의 절차는 다음과 같습니다.
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여러 가지 세부 절차로 인해 사업자 정보가 잘못 전달되는 등 업무 재작업, 지연 요인이 어느 정도 있었다고 합니다. 하지만 먼데이닷컴 도입 이후 위와 같은 절차가 아래와 같이 간소화해졌다고 합니다.
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담당자가 고객에게 세금계산서 발행 관련 먼데이닷컴 양식 링크만 전달하면 신청 절차는 모두 완료되며, 먼데이닷컴 자동화 기능을 통해 세금계산서가 발행되는 즉시 고객에게 통보됩니다. 해당 기능을 구현하는 자세한 방법은 다음과 같습니다.
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위와 같이 양식을 생성하고, 고객사가 해당 양식에 맞춰 정보를 입력하면 아래와 같이 데이터가 아이템 형식으로 저장됩니다. 보드에 새로운 아이템이 생성되면 해당 업무를 담당하고 있는 팀원에게 알림 메일이 발송됩니다.
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그 후 담당자는 해당 정보를 확인한 뒤 세금계산서를 발행한 후 상태(Status) 컬럼을 ‘접수’에서 ‘발행’으로 변경하면 아이템이 자동으로 ‘발행 완료’ 그룹으로 이동하고, 고객사에게 메일이 발송됩니다.
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먼데이닷컴의 강점은 코딩 필요 없이, 비교적 단순한 절차로 자동화를 만들 수 있다는 점입니다. 미리 작성된 레시피에 따라 몇 가지 항목만 설정하면 됩니다.
세금계산서 보드에 사용된 자동화 레시피는 다음과 같습니다. ‘상태(status) 컬럼이 어떤 라벨(something)로 변하면, 사람 컬럼에 배정된 사람으로 이메일을 보내라’는 레시피입니다. 이 레시피를 사용하신다면 상태 컬럼의 라벨과, 이메일 주소, 수신인만 설정해 놓으면 됩니다.
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이 레시피를 선택한 뒤, 레시피 세부 설정에서 폼으로 받은 정보를 이메일 내용 안에 포함시킬 수 있습니다.
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이처럼 자동화 기능을 활용하여 ㅍㅍㅅㅅ (픗픗) 아카데미의 세금계산서 발행 절차가 단순해졌습니다. 단 몇 가지 설정만으로 반복적인 업무를 자동화시킬 수 있습니다.
앞으로도 계속해서 한국 먼데이닷컴 유저들의 실제 활용 사례들을 업데이트해드리도록 하겠습니다. 먼데이닷컴을 무료로 체험해 보고 싶으신 분들은 아래 이미지를 클릭해 무료체험을 신청해 보세요.
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