[오세용의 협업 도구 이야기 #11] 먼데이닷컴으로 CRM 만들기 (4)

머리말

협업 도구 시대다. 유한한 자원인 시간을 극복하려는 다양한 아이디어가 현실화 됐다.
우리는 협업 도구를 잘 활용해야 하고 때문에 잘 알아야 한다. 그런데 협업 도구는 우리를 얼마나 도울 수 있을까?

아는 만큼 활용할 수 있는 협업 도구. <오세용의 협업 도구 이야기> 시리즈에서 다양한 협업 도구 이야기를 전달한다.

📌 <오세용의 협업 도구 이야기> 시리즈

앞선 칼럼에서 우리는 먼데이 세일즈 CRM을 활용해 ▲고객을 분류하고 ▲정보를 공유했다. 이어서 ▲대시보드 ▲자동화 등을 알아보자.

대시보드

대시보드(Dashboard)는 데이터를 한눈에 볼 수 있는 화면을 말한다. 자동차 운전대 앞에 있는 화면 역시 대시보드라 한다. 운전할 때 대시보드만 보고 운전하는 사람은 없을 것이다. 하지만 타이어 공기압이 부족하다던가 워셔액이 부족하는 등 어떤 이슈가 있을 때 대시보드에 불이 들어오면 운전자는 이를 빠르게 확인할 수 있다.

<그림1> 벤츠 대시보드 ./ 벤츠 공식홈페이지

협업 도구도 마찬가지다. 대시보드를 고민해서 잘 만들되 대시보드만 보고 있으라는 게 아니다. 어떤 이슈가 발생했을 때 쉽게 알 수 있도록 주요 데이터를 한 화면에 두자는 거다. 주요 데이터에 특이 사항이 생겼을 때만 적절한 조치를 취하면 된다.

<그림2> 먼데이 세일즈 CRM 대시보드

<그림2>는 먼데이 세일즈 CRM이 제공하는 기본 대시보드다. 대시보드 설명을 위해 몇몇 데이터를 임의로 만들어 보자.

<그림3> 문의하기

먼저 문의하기 메뉴에 ▲테슬라 ▲애플 ▲구글 등 3개 연락처를 만들자. 이 연락처들이 우리 고객사다. 문의하기 메뉴는 ‘Contacts’를 잘못 번역한 것 같다. 연락처로 이해하는 게 맞겠다.

그리고 거래 메뉴로 이동해 임의로 계약을 몇 개 만들어 보자.

<그림4> 거래

내가 만든 거래는 총 4개다. ▲애플 계약1 ▲애플 계약2 ▲테슬라 계약1 ▲구글 계약1 등 4개를 각 애플, 테슬라, 구글 등에 연결했다.

<그림5> 대시보드

새로 만든 연락처와 거래 데이터로 생성된 대시보드다. <그림4>를 보면 ▲리드 ▲제안 영역에 있는 거래 카드가 각 3천 달러 6천 달러임을 확인할 수 있다. 이제 애플 계약 2개를 완료로 옮겨보자.

<그림6> 애플 계약 완료

거래 메뉴에서 애플 계약 2개를 계약 완료 그룹으로 옮기고, 단계를 완료로 변경했다. 이제 다시 대시보드로 돌아가 보자.

<그림7> 대시보드

대시보드가 실시간으로 업데이트된 것을 확인할 수 있다. 대시보드 화면에서 세일즈 파이프라인 영역을 보면 제안과 완료 모두 50%로 돼 있다. 이렇게만 보면 어떤 업무가 제안이고 완료인지 알기 어렵다. 세일즈 파이프라인에서 초록색 완료 영역을 클릭해 보자.

<그림8> 세일즈 파이프라인 드릴다운

완료 영역에 해당하는 애플 계약 2건을 확인할 수 있다. 이렇게 데이터를 요약부터 상세한 영역까지 확인하는 것을 드릴다운(Drill down)이라고 한다. 먼데이 세일즈 CRM은 이처럼 간단히 클릭만으로 여러 데이터를 요악부터 상세한 영역까지 분석할 수 있도록 지원한다.

자동화

최근 협업 도구는 방대한 기능을 자랑한다. 기능이 늘어날수록 각 기능 사이 경우의 수는 기하급수적으로 늘어나는데 각 조직에서 어떤 작업이 끝난 뒤 후속 작업이 정해져있을 경우 경우의 수와 별개로 구성원 입장에서는 단순노동이 된다. 그리고 단순노동은 코드 레벨로 해결할 수 있다.

협업 도구 업계에서는 이 단순노동을 클릭만으로 구현했는데 이 기능을 자동화(Automation) 기능이라고 한다.

자동화 기능은 업계를 혁신하기 시작했다. 챗GPT를 필두로 한 AI(인공지능)까지 가지 않더라도 자동화 기능만으로 많은 단순노동을 없앨 수 있다. 즉, 자동화 기능을 잘 활용해 단순노동을 대체할 수 있는 사람은 생산성이 올라가며 결과적으로 인건비를 줄일 수 있다. 소수 인력만으로 더 많은 업무를 해낼 수 있게 된 것이다.

먼데이닷컴 역시 자동화 기능을 주력 기능으로 제공하고 있으며 먼데이 세일즈 CRM 역시 자동화 기능을 제공한다.

<그림9> 자동화

우리는 <그림9> 거래 화면에 자동화 기능을 추가할 것이다. 활성화 거래 그룹에 있는 아이템을 계약 완료 그룹으로 옮기면 아이템의 단계가 ‘완료’로 변경하는 자동화를 추가할 것이다.

거래 메뉴 오른쪽 위 ‘자동화’ 버튼을 눌러보자.

<그림10> 보드 자동화

보드 자동화 탭에서 오른쪽 위 ‘새로운 자동화 추가’ 버튼을 누르자.

<그림11> 새로운 자동화

아이템 그룹을 옮기는 자동화를 선택하자. ‘item moved to group’을 선택하면 된다.

<그림12> 그룹을 옮기면 상태를 바꿔라

그룹을 옮기면 상태를 바꿀 것이다. ‘change status’를 선택하자.

<그림13> 그룹 선택

이제 어떤 그룹으로 옮기면, 어떤 상태로 바꾸는지 상세 작업을 선택할 차례다. 그룹은 ‘계약 완료’ 그룹을 선택하자.

<그림14> 단계 상태

<그림9> 거래 화면에서 제안, 완료 등은 ‘단계’다. 단계를 선택하자.

<그림15> 완료로 변경

단계를 완료로 변경하도록 선택하자.

<그림16> 완성된 자동화

완성된 자동화는 <그림16>과 같다. 아이템이 계약 완료로 옮겨지면 단계를 완료로 바꾸라는 뜻이다.

<그림17> 활성화된 자동화

<그림17>처럼 보드 자동화 화면에서 자동화를 켜고 끌 수 있다.

<그림18> 실행된 자동화

<그림18>처럼 ‘구글 계약1’ 아이템을 아래 ‘계약 완료’ 그룹으로 옮기면 자동으로 단계가 완료로 변경되는 것을 확인할 수 있다.

어떤 데이터, 어떤 자동화

이번 칼럼까지 총 4회에 걸쳐 먼데이 세일즈 CRM을 알아봤다. 협업 도구를 좋아하는 사람으로서 최근 협업 도구는 UI/UX도 유사하고 제공하는 기능도 대부분 비슷하다. 사용자 입장에서 서비스가 상향 평준화된 것은 다양한 선택지가 있다는 점에서 좋은 소식이다.

만약 나와 비슷한 협업 도구 사용 경험이 있는 사람이라면 앞선 4개 칼럼을 보고 먼데이 세일즈 CRM을 조직에 적용할 영역이 머릿속에 그려질 것이다. 하지만 앞선 4개 칼럼을 똑같이 보고도 ‘그래서 이걸로 뭘 하라고?’ 라며 의아한 사람도 있을 것이다. 괜찮다. 당연한 반응이다.

협업 도구를 잘 활용하기 위해서는 구성원이 협업 도구를 사용해서 효율을 높인다는 개념이 필요하다. 이 개념 중 가장 중요한 것이 ‘비동기 협업’에 관한 개념이다. 비동기 협업에 관한 개념은 앞선 칼럼에서 소개했으니 링크로 대체하겠다. [오세용의 협업 도구 이야기 #2] 협업 도구 도입의 필요 조건

비동기 협업에 관해 이해했더라도 도구를 어떻게 사용하는지에 관한 이해가 필요하다. 이해를 돕기 위한 방법은 여러 가지가 있지만 가장 쉽고 빠른 방법은 타인이 사용하는 것을 직접 보는 것이다. 생각보다 이는 많은 정보가 공유 돼 있다. 유튜브, 블로그 등 다양한 채널에서 사례를 공유하고 있으며 친한 다른 조직 구성원에게 부탁해 잠시 구경해 보는 것도 좋다. 앞선 칼럼에서도 몇몇 사례를 소개했으니 역시 링크로 대체하겠다. [오세용의 협업 도구 이야기 #4] 전사 관점에서 협업 도구 도입하기: 먼데이닷컴으로 채용 보드를 만들자

그다음은 협업 도구가 제공하는 기능 자체를 이해해야 한다. 기능보다 앞서 선행돼야 할 단계가 많지만 그렇다고 기능이 필요 없는 게 아니다. 아무리 협업 도구 사용 아이디어를 떠올렸다 해도 협업 도구가 해당 기능을 제공하지 않으면 아무 소용 없는 일이다. 혹자는 도구를 직접 만들어서 사용하면 된다고 생각할지 모른다. 개발자 등 전형적인 메이커적인 사고다. 우리가 일을 하고 있음을 잊지 말자.

물론 사이드 프로젝트 등으로 협업 도구를 만들어 보는 건 좋은 시도다. 하지만 이는 협업 도구를 도입하는 본질에서 벗어난 행위다. 만약 조직에 필요한 도구를 직접 만들고 있다면 다시 한번 협업 도구를 왜 도입하려는지 생각해 볼 필요가 있다.

협업 도구를 도입하려니 생각보다 비싸다며 무료 오픈소스 협업 도구로 눈을 돌리는 경우도 있다. 상황에 따라 좋은 선택일 수도 있다. 하지만 무료 오픈소스 협업 도구는 당장 비용이 들지 않을 수 있겠지만 시간이 흘러 조직이 커지거나 새로운 기능이 필요해지는 등 이슈가 생기면 확장성에 문제가 생길 수 있다. 무료 오픈소스 협업 도구에 관한 내용 역시 앞선 칼럼 링크로 대체하겠다. (링크) [오세용의 협업 도구 이야기 #7] 오픈소스 협업 도구를 쓴다면?

지난 10개 칼럼과 이번 마지막 CRM 시리즈 칼럼을 모두 읽고도 결국 ‘그래서 뭘 하라고? 어떤 데이터, 어떤 자동화를 만들어야 하는데?’에 관한 궁금증이 풀리지 않는다면. 그러니까 ▲비동기 협업을 이해하고 ▲도구 사용법도 학습했으며 ▲상용 협업 도구에 관한 필요성도 이해했고 ▲CRM 도입에 관한 준비도 마쳤는데 여전히 뭘 해야 할지 모르겠다면 남은 답은 하나다.

비즈니스에 관한 이해도가 부족한 것이다.

이 칼럼 시리즈의 제목은 ‘오세용의 협업 도구 이야기’다. 협업 도구. 말 그대로 협업을 돕는 도구다. 그리고 협업은 함께 일하는 것이다. 즉, 업에 관한 이해도가 부족할 경우 협업도, 협업 도구도 막막한 게 당연하다.

협업에 관한 이해도가 부족한 경우에는 좀 더 비즈니스에 관해 들여다볼 필요가 있다. 이 내용은 앞선 칼럼 중 내가 만든 이커머스 솔루션 스타트업 <유자랩스>에 왜 CRM이 필요한지에 관한 부분이 도움이 될 것 같다. (링크) [오세용의 협업 도구 이야기 #8] 먼데이닷컴으로 CRM 만들기

마무리

오늘 칼럼까지 총 4회에 걸쳐 먼데이 세일즈 CRM을 알아봤다.

먼데이 세일즈 CRM은 먼데이닷컴이 자랑하는 워크 OS(Work OS)와 연동되는 강력한 협업 도구다. 각 비즈니스에 딱 맞는 협업 도구를 선택할 수 있으면 정말 좋겠다. 하지만 앞서 설명했듯 다양한 이유로 비즈니스에 딱 맞는 협업 도구를 선택해서 조직에 딱 맞는 협업 시스템을 만드는 것은 상당한 난이도를 자랑한다.

때문에 비즈니스나 협업에 관한 고민이 아닌 협업 도구 자체에 관한 고민이라면 가장 많이 사용하는 협업 도구 중 하나를 선택하는 것만으로도 꽤 괜찮은 선택이 될 수도 있다. 그리고 먼데이닷컴과 먼데이 세일즈 CRM은 전 세계적으로 가장 많이 사용되는 협업 도구 중 하나다.

먼데이 세일즈 CRM 시리즈가 도움이 됐길 바라며, 다음 칼럼은 <오세용의 협업 도구 이야기> 마지막 칼럼으로 찾아뵙겠다.

🧑🏻‍💻 오세용 유자랩스 대표
컴퓨터를 전공하고 모바일 개발자로 6년 동안 일했다. <도밍고 컴퍼니>를 창업해 뉴스 큐레이션 서비스를 만들며 미디어에 관심을 뒀다. 이후 소프트웨어 전문지 <마이크로 소프트웨어>에서 IT기자로 일하며 레거시 미디어를 경험했다. 데이터 중개 스타트업 <코드에프>에 합류해 다시 개발자로 4년 동안 일했다. 개발자, 창업자, 기자 등 여러 분야에서 일하며 다양한 협업 도구를 사용했다. 이 경험을 엮어 도서 <팀장님, 우리도 협업 도구 쓸까요?>를 저술했다. 현재는 B2B SaaS 스타트업 <유자랩스>를 창업해 새로운 도전을 시작했다.

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