고객 정보를 엑셀이나 메모로 관리하게되면 아래와 같은 문제를 겪습니다.
- 고객 정보가 여러 파일에 흩어져 있다.
- 영업 진행 상황을 한눈에 파악하기 어렵다.
- 담당자가 바뀌면 이전 상담 이력을 찾기 힘들다.
- 후속 연락 시점을 놓쳐 영업 기회를 놓친다.
이러한 문제로 많은 기업이 CRM을 도입하지만, 처음부터 복잡한 시스템을 구축할 필요는 없습니다. 고객 정보와 영업 파이프라인을 관리할 수 있는 템플릿만으로도 고객 정보와 영업 현황을 훨씬 체계적으로 관리할 수 있습니다.
이번 포스팅에서는 바로 활용할 수 있는 CRM 템플릿과 함께, 템플릿에 꼭 포함해야 할 항목, 그리고 회사의 영업 프로세스에 맞게 CRM을 구축하는 방법까지 함께 소개해 드리겠습니다.
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CRM 템플릿에 포함해야 할 핵심 항목
CRM은 단순히 고객 연락처를 저장하는 것이 아니라, 고객과의 모든 영업 활동을 체계적으로 관리하는 것이 목적입니다. 고객 정보와 영업 진행 상황을 한곳에서 관리하면 현재 어떤 고객이 어느 단계에 있는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 따라서 아래와 같은 항목을 포함하는 것이 좋습니다.
| 항목 | 관리 내용 |
|---|---|
| 고객 정보 | 회사명, 담당자, 연락처, 이메일 |
| 리드 출처 | 홈페이지, 광고, 세미나, 소개 등 |
| 영업 단계 | 신규 문의, 상담 진행, 제안, 계약, 종료 |
| 예상 매출 | 계약 예상 금액 |
| 담당자 | 영업 담당자 지정 |
| 다음 액션 | 후속 미팅, 전화, 이메일 발송 일정 |
| 최근 활동 | 상담 내용, 미팅 기록, 요청사항 |
| 계약 일정 | 계약 예정일 및 종료일 |
엑셀 CRM 템플릿의 한계와 업무 운영 플랫폼 활용
CRM을 처음 도입하는 단계라면 엑셀 템플릿만으로도 충분히 시작할 수 있습니다. 하지만 고객 수와 영업 활동이 늘어나면 다음과 같은 한계가 나타납니다.
- 여러 담당자가 동시에 수정하기 어렵다.
- 고객별 상담 이력을 관리하기 번거롭다.
- 후속 연락 일정이 누락되기 쉽다.
- 영업 단계 변경을 직접 수정해야 한다.
- 팀 전체의 영업 현황을 실시간으로 파악하기 어렵다.
이러한 경우에는 CRM 전용 플랫폼을 활용하면 고객 관리부터 영업 파이프라인, 활동 이력, 자동 알림까지 하나의 시스템에서 관리할 수 있습니다.
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예를 들어 먼데이 CRM은 다음과 같은 기능을 제공합니다.
- 고객 정보와 영업 파이프라인 통합 관리
- 영업 단계 변경에 따른 자동화 설정
- 이메일, 미팅, 활동 이력 관리
- 담당자별 영업 현황 대시보드
- AI를 활용한 업무 요약 및 후속 업무 지원
CRM은 고객 정보를 저장하는 것이 아니라, 고객 문의부터 계약까지의 과정을 체계적으로 관리하는 도구입니다. 처음에는 템플릿으로 시작하더라도, 업무 규모가 커질수록 고객 데이터와 영업 프로세스를 함께 관리할 수 있는 플랫폼으로 확장하는 것이 관리 측면에서 훨씬 유리합니다.
CRM 템플릿: ① 리드 관리
다양한 채널에서 유입된 리드를 표준화된 프로세스로 수집·분류
- 리드 통합 관리: 접수된 영업 리드를 체계적으로 관리하고 영업기회 발전 가능성 상태를 판별할 수 있으며, 유입 경로별 라벨링 및 리드 생성일을 기록하여 리드 유입 분석에 활용할 수 있습니다.
- 리드 수집 및 통합 관리
먼데이닷컴 양식을 홈페이지에 삽입하거나 API로 연동하면, 고객이 양식을 제출하는 즉시 CRM에 새로운 리드가 자동 생성됩니다. 별도로 엑셀에 옮겨 적거나 수작업으로 입력할 필요가 없으며, 수작업으로 고객 정보를 입력할 필요 없이 문의 접수부터 담당자 배정, 후속 연락, 영업 단계 관리까지 하나의 워크플로우로 연결됩니다.
CRM 템플릿: ② 영업 기회 관리
- 파이프라인 통합 관리: 영업 기회별 중요 정보와 단계별 파이프라인을 기반으로 영업 성과를 체계적으로 관리
- 고객사 정보 및 영업 이력 통합 관리: 고객별 모든 영업 활동을 하나의 화면에서 관리할 수 있습니다. 고객 정보, 상담 및 미팅 이력, 이메일 기록, 거래 현황을 통합하여 확인할 수 있으며, Gmail 또는 Microsoft 365 연동을 통해 고객과의 커뮤니케이션 내역도 자동으로 연결됩니다. 또한 필요한 위젯만 선택해 화면을 구성할 수 있어 담당자별 업무에 맞는 CRM 환경을 만들 수 있습니다.
CRM 템플릿: ③ 고객 관리
고객사별 담당자, 거래 내역, 커뮤니케이션 기록을 통합 관리
- 고객 DB 관리: 고객사별 담당자, 사업자등록증, 신용 평가 등급, 키맨 정보 등 필요한 항목을 자유롭게 설정하여 자사 비즈니스에 맞춘 거래처 관리가 가능합니다.
- 고객 VoC 관리: VOC를 표준화된 양식을 통해 접수하여 누락되는 정보 없이 일관성 있게 관리할 수 있습니다. 진행 상태, 담당자, 접수 유형 등 주요 정보를 기반으로 고객사의 요청 및 불만 사항을 체계적으로 대응하고 진행 이력을 투명하게 관리할 수 있습니다.
CRM 템플릿: ④ 보고・매출 관리
목표 대비 실적과 매출 현황을 시각화하여 신속한 보고 및 영업 관리 지원
- 매출 청구 및 수금 현황 관리: 매출액, 청구일, 담당자, 수금 예정일, 세금계산서 발행 정보 등 주요 정보를 체계적으로 관리하며, 매출·매입 정보와 완료된 대금 내역을 한눈에 확인하여 청구부터 수금까지 직관적으로 파악할 수 있습니다.
CRM은 고객 정보를 저장하는 것보다 우리 회사의 영업 프로세스를 얼마나 잘 반영하는지가 더 중요합니다.
많은 CRM은 정해진 화면과 프로세스를 제공하기 때문에 회사의 업무 방식에 맞지 않는 경우 별도의 우회 방법을 사용하거나 새로운 프로세스에 적응해야 하는 경우가 있습니다.
반면, monday CRM은 영업 단계, 컬럼, 화면 구성, 대시보드, 자동화 등을 자유롭게 설정할 수 있어 회사의 영업 프로세스에 맞는 CRM을 구축할 수 있습니다. 신규 문의 접수부터 담당자 배정, 영업 파이프라인 관리, 계약, 청구 및 수금 관리까지 필요한 프로세스만 연결하여 사용할 수 있으며, 업무가 변경되더라도 별도의 개발 없이 직접 수정하고 확장할 수 있습니다.
또한, CRM만 따로 사용하는 것이 아니라 프로젝트 관리, 고객 지원, 마케팅, 재무 등 다른 업무와도 하나의 플랫폼에서 연결할 수 있다는 점도 monday CRM의 큰 장점입니다. 영업에서 계약이 완료되면 후속 프로젝트를 자동 생성하거나, 고객 정보를 다른 부서와 연계하는 등 부서 간 업무 흐름까지 하나의 워크플로우로 이어갈 수 있습니다.
처음에는 CRM 템플릿으로 고객 관리를 시작하더라도, 고객 수와 영업 활동이 늘어날수록 회사의 업무 방식에 맞게 확장할 수 있는 CRM을 선택하는 것이 장기적인 운영 측면에서 더욱 효과적입니다.
프로젝트, 마케팅, 고객지원까지 연결되는 맞춤형 업무 운영 플랫폼,
monday CRM으로 우리 회사에 맞는 CRM을 구축해보세요.
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